Toyota Motor châu Âu là một phần của Toyota Motor Corporation – nhà sản xuất ô tô có doanh số lớn thứ 2 thế giới. Hoạt động chủ yếu ở lĩnh vực phân phối các dòng xe Toyota, Lexus; phụ tùng xe hơi cũng như giám sát và quản lý sản xuất, kỹ thuật của Toyota tại châu Âu.
Khu vực kinh doanh của Toyota châu Âu khá lớn, trải dài trên 56 quốc gia với khoảng 3.000 cửa hàng và 9 nhà máy sản xuất.
Thách thức đào tạo năm xưa
Năm 2004, Toyota Motor châu Âu rơi vào tình thế cực kì khó khăn. Mỗi năm, Toyota đều sản xuất thêm nhiều dòng xe với một danh sách dài các tính năng và công nghệ mới. Để hoàn thiện quá trình ra mắt dòng xe mới, Toyota buộc phải hoàn thành các khoá đào tạo cho đội ngũ nhân viên kinh doanh, kỹ thuật viên cùng kỹ sư ở tất cả quốc gia ở châu Âu.
Bài toán đặt ra lúc này, làm sao Toyota Motor có thể đẩy nhanh tiến độ đào tạo nhân sự ở 48 quốc gia khắp châu Âu?
Đây thật sự là một vấn đề khiến các lãnh đạo của Toyota trăn trở không ngừng bởi mỗi công ty con đều có một hệ thống riêng và cách thức riêng để phổ biến thông tin mới?
Theo Sann René Glaza, Giám đốc cấp cao của Toyota Motor Châu Âu, thống nhất việc đào tạo quả là một bài toán khó! Khi một số thị trường lâu năm, các công ty đã có một hệ thống học tập khá vững chắc, nhưng tại các thị trường mới, họ còn có rất ít hoặc thậm chí không có một lớp đào tạo nào. Thêm vào đó, mỗi lần xuất bản nội dung đào tạo, họ cần dịch sang 30 thứ ngôn ngữ để đảm bảo tính nhất quán tới tất cả các quốc gia.
Glaza nói, mỗi quốc gia đều tung ra các sản phẩm mới theo cách riêng của họ, với các sự kiện đào tạo và mở bán riêng. Điều này thực sự rất lãng phí ngân sách. Vì vậy, họ buộc phải phát triển một hệ thống hoàn toàn mới để đưa các thông tin giống nhau đến tất cả công ty, chi nhánh ở tất cả các khu vực.
Hành động của Toyota Motor châu Âu
Rất nhanh, ngay sau khi phát hiện ra vấn đề, năm 2005, Toyota Motor châu Âu triển khai dự án mang tên Toyota Connect. Đây là một phần mềm quản lý đào tạo trực tuyến, nơi sẽ trực tiếp truyền tải các văn bản, tài liệu đào tạo tới các chi nhánh con.
Tuy không bắt buộc, nhưng nếu công ty muốn sở hữu, họ sẽ phải trả tiền để sử dụng phần mềm.
Ban đầu, các công ty thành viên được trải nghiệm hệ thống phiên bản khá đơn giản, đủ để họ hiểu họ sẽ học được gì, và có công cụ gì để quản lý đào tạo. Nếu quyết định mua hệ thống, họ được phép tận dụng tất cả các khoá học có sẵn trên hệ thống cũng như tất cả các công cụ theo dõi, thông báo, quản lý người dạy và người học.
Các thành viên chủ chốt phòng đào tạo ở mỗi quốc gia sẽ được đưa đến trụ sở Toyota Motor châu Âu để tham gia 1 khoá đào tạo 3 ngày về cách sử dụng hệ thống cũng như công cụ soạn giảng.
Chuyển biến bất ngờ
Một phần mềm ổn định, quản lý được đào tạo cho các chi nhánh, nghe có vẻ khá dễ dàng. Nhưng thực tế, các thành viên ban lãnh đạo công ty chi nhánh đều từ chối sử dụng phần mềm. Nhóm thực hiện do Glaza đứng đầu vẫn phải đến tận các trụ sở công ty, chi nhánh để thuyết phục từng thành viên.
Sau 1 năm, có đến 26 thị trường chấp nhận đăng ký sử dụng nền tảng đào tạo trực tuyến.
Ngày nay, thông qua Toyota Connect, phòng đào tạo trung tâm của Toyota Motor châu Âu chỉ cần phát triển nội dung cốt lõi và nhấn nút “Gửi”, mọi chi nhánh ở châu Âu đều có thể nhận được thông tin.
Bằng cách này, Toyota có thể thống nhất thông tin tới tất cả các nhà bán lẻ, đảm bảo nhất quán chất lượng tới từng thành viên. Các công cụ dịch thuật trong hệ thống cũng giúp ích rất nhiều cho Toyota. Trước khi có hệ thống e-learning, các chi nhánh thường mất 10 tuần để dịch nội dung khoá học cũng như thông tin sản phẩm từ trụ sở chính. Nhưng hiện nay, với hệ thống Toyota Connect, các bản dịch được hoàn thành chỉ trong vài ngày. Điều này có nghĩa, việc truyền tải kiến thức đến nhân viên bán hàng nhanh hơn 90% so với truyền thống.
Thành công hơn mong đợi, bài toán đào tạo nhân sự toàn châu Âu được tháo gỡ
Nhiều công ty của Toyota đã gặt hái được kết quả tốt với hệ thống mới. Đặc biệt là những công ty ở Pháp – nơi có doanh số bán hàng vượt trội. Thay vì 1 khoá đào tạo kéo dài 4 ngày trên lớp, ngày nay, họ chỉ cần tham gia 2 ngày. 2 ngày còn lại, nhân sự hoàn toàn có thể tự học trên hệ thống Toyota Connect.
Các công ty ở Pháp cũng giảm 90% thời gian cho các thủ tục hành chính bởi nhân viên có thể tự đăng ký và nhận các thông báo tự động về khoá học.
Toyota Romania cũng có khá nhiều thành công. Camelia Strete, giám đốc đào tạo của Toyota Romania nói rằng trước năm 2006, nhóm của cô chỉ tổ chức đào tạo trên lớp và không có công cụ hay hệ thống nào để tự học. Khi Toyota Connect ra đời, cô đã tham dự khoá đào tạo 3 ngày, phấn khích đến nỗi, giới thiệu về những lợi ích của nó và hướng dẫn các nhà quản lý khác về công nghệ mà họ cần đầu tư. Thời gian đầu, các nhà quản lý đều từ chối lời mời dùng thử. Tuy nhiên, sau đó, Strete đã nghiên cứu sâu hơn và lập một bản đồ xếp hạng các đại lý theo doanh số bán hàng. Ai cũng phải nhận ra 1 điều rằng, những công ty có doanh số cao nhất là công ty có nhiều giờ đào tạo nhất.
Quả nhiên, bài thuyết trình này đã được tất cả mọi người chấp nhận, đồng nghĩa với việc đưa hệ thống vào sử dụng. Cô nói, phần lớn học tập trực tuyến phụ thuộc vào thái độ của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý khuyến khích mọi người học trực tuyến, tất cả sẽ làm theo.
Hiện nay, Toyota có khoảng 150 lớp học/khoá học dành cho tất cả nhân viên ở cả châu Âu và châu Á.
Trên đây là câu chuyện về cách xử lý đào tạo nhân sự của Toyota từ cách đây hàng chục năm: nhận ra vấn đề – khắc phục kịp thời và thành tựu rực rỡ. Nhưng đến giờ, câu chuyện về đào tạo tại các doanh nghiệp vẫn chưa bao giờ khiến các nhà quản lý yên lòng. Nếu bạn cũng đang gặp phải bài toán như Toyota và muốn tìm giải pháp để giải quyết triệt để.
Đăng ký trải nghiệm miễn phí nền tảng quản lý đào tạo nhân sự ngay tại đây và cảm nhận sự khác biệt.
Tham khảo thêm Doanh nghiệp làm gì để đánh giá hiệu quả khoá học e-learning?
