Hiểu tường tận từ A đến Z về Onboarding trong doanh nghiệp

Onboarding là quá trình định hướng, đào tạo giúp nhân viên mới làm quen và thích nghi với công việc và văn hóa của công ty. Đến 80% doanh nghiệp được khảo sát đều cho rằng onboarding là cần thiết và quan trọng với một nhân viên mới khi bắt đầu công việc.

Vì sao onboarding lại được các doanh nghiệp coi trọng đến như vậy? Xin mời bạn cùng VietED tìm hiểu chi tiết về onboarding và quy trình onboarding hiệu quả.

1. Onboarding là gì?

Onboarding được hiểu là quá trình những người mới làm quen với văn hoá doanh nghiệp, công việc và vị trí mới. Nó cũng liên quan tới việc tạo ra môi trường làm việc để nhân viên mới có thể tiếp xúc, làm quen với các đồng nghiệp tại nơi làm mới. Quá trình onboarding càng thành công, nhân viên mới càng nhanh chóng hoà nhịp, thuần thục với vị trí và công việc tại công ty.

Quá trình này không chỉ là việc giữa phòng Nhân sự với người mới đến làm mà còn là trách nhiệm của những người quản lý trực tiếp, những nhân viên cùng chung đội, nhóm – mong muốn họ sẽ trở thành mảnh ghép không thể thiếu với tổ chức trong tương lai.

2. Tầm quan trọng của Onboarding

Để một nhân viên mới tự mò mẫm công việc trong ngày đầu tiên đến làm chắc chắn không phải là cách hiệu quả để khuyến khích tinh thần làm việc của họ. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ cảm thấy có giá trị, hiểu được vai trò và những đóng góp của họ với công ty. Một quy trình onboarding hiệu quả sẽ giúp nhân viên mới cảm giác họ là một phần của tổ chức, hiểu được tầm quan trọng của họ và họ sẽ đóng góp những gì vào sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Ngoài ra, onboarding còn mang lại nhiều lợi ích khác, có thể kể đến như:

• Giảm thiểu luân chuyển công việc của nhân viên

Có một thống kê rằng, để tìm một nhân sự ở vị trí quản lý có thể tiêu tốn trung bình từ 6-9 tháng lương cùng vị trí ấy. Cục thống kê lao động Mỹ báo cáo một người bình thường có thể chuyển đến 12 công việc từ18-50 tuổi. Họ thường chuyển việc khi họ không hài lòng với công việc của họ. Chính vì thế, doanh nghiệp cần làm tất cả những gì có thể để giữ chân nhân viên đặc biệt những người có chuyên môn, tay nghề tốt. Một quy trình onboarding hiệu quả sẽ giúp nhân viên hiểu rõ được văn hoá doanh nghiệp, hiểu được những đóng góp của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành bại của doanh nghiệp, từ đó, thay vì muốn chuyển việc, họ sẽ muốn đóng góp nhiều hơn cho tổ chức.

• Tăng năng suất làm việc

Các doanh nghiệp ở Mỹ và Anh tiêu tốn 37 tỉ đô la mỗi năm vào những nhân viên làm việc không hiệu quả chỉ vì họ không hiểu mình phải làm gì. Trong khi đó, nhân viên mới có thể làm việc năng suất cao hơn 54% khi hiểu được vai trò, công việc của mình và được học hỏi từ những đồng nghiệp hiện tại. Độ dài của quá trình onboarding có thể xác định được năng suất làm việc của một nhân viên. Thông thường, các doanh nghiệp dành khoảng 2 tháng cho quá trình onboarding một nhân viên mới. Tuy nhiên, các chuyên gia nhân sự khuyến khích quá trình onboarding nên kéo dài ít nhất một năm để tránh việc nhân viên mới thay đổi tư tưởng hay cảm thấy chán nản trong năm làm việc đầu tiên.

• Tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên mới

Đến một nơi làm việc mới, tham gia vào vai trò, vị trí mới có thể là yếu tố gây căng thẳng cho bất cứ ai trong ngày đầu tiên đến làm việc. Nhưng, những người quản lý và đồng nghiệp xung quanh có thể giúp nhân viên mới giảm bớt lo lắng bằng cách đón tiếp nhiệt tình cũng như cung cấp tất cả các công cụ, thông tin cần thiết cho họ để bắt đầu công việc.

3. Thời gian lý tưởng của quy trình onboarding

Có thể có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp, tuy nhiên, onboarding nên được chia thành các giai đoạn với các nội dung như sau:

Giai đoạn 1. 1 ngày đến 1 tuần: Đảm bảo nhân viên mới chấp nhận kỷ luật của công ty, làm quen với công việc, vị trí của họ.

Giai đoạn 2.  1 tuần đến 3 tháng

• Hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc
• Giúp nhân viên làm quen với đồng nghiệp hiện tại và thích ứng với văn hoá doanh nghiệp

Giai đoạn 3. 3 tháng đến 6 tháng

• Đánh giá hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng nhân viên mới có mọi thứ cần thiết để thực hiện công việc một cách tối ưu nhất.
• Lấy phản hồi của nhân viên để đánh giá mức độ hài lòng của họ về công việc hiện tại.

Giai đoạn 4. 6 tháng đến 1 năm: Nhân viên phải có kiến thức đầy đủ về vai trò của họ với doanh nghiệp, xác định được vị thế của công ty, ngành hàng và thị trường.

4. Xây dựng quy trình onboarding hiệu quả

a. Trước khi đến nhân viên mới đến công ty

Khoảng thời gian trước khi nhân viên mới tới, bạn nên chuẩn bị “hậu cần” thật sẵn sàng:

• Chuẩn bị không gian làm việc: Bạn đã có văn phòng, hoặc bàn làm việc trống? Chúng có trong trạng thái tốt không?
• Chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ công việc: Máy tính này có sẵn sàng để sử dụng và phù hợp với nhân viên sắp đến không? Đã được kết nối internet hay chưa?

Việc chuẩn bị này tưởng như nhỏ nhặt nhưng lại vô cùng cần thiết. Không có ấn tượng đầu tiên nào tệ hơn là việc đến một văn phòng chưa được set up và cảm thấy mình không hề được chào đón ở đây.

b. Khi nhân viên mới bắt đầu làm việc

Mục tiêu trong ngày làm việc đầu của nhân viên mới là giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt và giới thiệu để họ hiểu rõ về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan trọng.

• Cung cấp thông tin về các chính sách và phúc lợi của công ty

Trong buổi đầu tiên nhân viên đến làm việc, bạn nên cung cấp toàn bộ thông tin về chính sách và chế độ phúc lợi của doanh nghiệp. Tại bước này, hãy đảm bảo rằng, nhân viên mới nắm được đủ các tài liệu và giấy tờ cần thiết:

• Nhận thông tin cá nhân và ký kết các thủ tục giấy tờ cần thiết: hợp đồng thử việc, cam kết bảo mật thông tin, phiếu đăng ký làm vé xe,…
• Soạn thảo sẵn và cung cấp các tài liệu nội bộ: mẫu quyết định tuyển dụng, quy chế lương thưởng, quy tắc làm việc, sơ đồ cấu trúc doanh nghiệp, quy trình làm việc và hệ thống quản lý phòng ban, hướng dẫn sử dụng các phần mềm chung,…
• Tạo lập và bổ sung tài khoản của họ vào các kênh truyền thông như email, group chat,…
• Cung cấp thông tin về công việc, vai trò của nhân viên mới

Trong 30 ngày làm việc đầu tiên, hãy cho nhân viên mới hiểu được công việc của họ tại công ty là gì, họ phải bắt đầu từ đâu và họ phải làm việc với những đồng nghiệp, phòng ban nào liên quan. Người đảm nhận việc này nên là những người quản lý trực tiếp của nhân sự mới. Bởi chỉ người quản lý trực tiếp mới có thể nắm được rõ họ sẽ phải làm gì và cộng tác với ai để có thể hoàn thành được công việc của mình.

• Làm quen với văn hoá doanh nghiệp

Hoà hợp với văn hoá tổ chức là một quá trình thường xuyên và liên tục. Nhưng với nhân sự mới đến, phòng nhân sự và người quản lý nên cung cấp cho nhân viên cái nhìn tổng thể về văn hoá trước khi họ thực sự gia nhập công ty. Bạn có thể giúp người mới đến quen dần với văn hoá doanh nghiệp bằng cách:

• Hiểu được tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi, định hướng ngắn hạn và dài hạn của công ty.
• Nhân viên mới có thể dễ dàng đến gặp quản lý và thảo luận tại nơi làm việc như thế nào.
• Hoạt động mà công ty thường tổ chức ra sao.
• Kết nối với các đồng nghiệp

Dù đây không phải trách nhiệm của phòng Nhân sự hay nhà quản lý, nhưng nhiệm vụ của họ là tạo điều kiện để nhân viên mới có thể làm quen, giao lưu cởi mở hơn với những đồng nghiệp đang làm hiện tại. Một cuộc khảo sát của Hibob cho thấy 49% nhân viên được khảo sát muốn kết bạn với những người đang làm thay vì hạn chế hay không cho phép tiếp xúc.

c. Sau khi nhân viên đã vào làm việc

• Khuyến khích tham gia đào tạo

Đào tạo là một phần không thể thiếu trong quá trình làm việc và thăng tiến lâu dài. Ngay cả nhân viên lâu năm, có nhiều kinh nghiệm cũng cần được đào tạo về các kiến thức chuyên sâu hoặc các kỹ năng mở rộng khác.

75% nhân viên cho rằng việc đào tạo trong tuần đầu tiên làm việc là vô cùng quan trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí này, về các công cụ và kỹ năng mà họ sẽ được học để xử lý công việc. Trong trường hợp muốn đẩy nhanh tiến độ và hiệu quả làm việc, các doanh nghiệp thường áp dụng hình thức đào tạo OJT hay còn gọi là đào tạo trong quá trình làm việc. Nhân viên mới được đào tạo bởi chính quản lý hoặc đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn, vừa học, vừa làm; nâng cao hiệu quả onboarding.

Sau một tháng kể từ ngày nhận nhân viên mới, phòng Nhân sự nên liên lạc để chắc chắn rằng họ thực sự thấy hài lòng và muốn gắn bó với công việc. Việc xem xét và gửi cho nhân viên mới đánh giá về hiệu quả làm việc của họ trong thời gian đầu sẽ được họ rất trân trọng.

Một năm thường là thời điểm tuyệt vời để xem xét liệu một nhân sự có đủ khả năng để tiếp tục gắn bó với công ty. Nếu nhân viên ở lại, hãy tiếp tục “onboard” họ lên các vị trí mới bằng việc thảo luận về lộ trình phát triển tiếp theo. Nếu họ rời đi, cũng đừng ngại ngần trao đổi thêm với họ về lý do. Câu trả lời của họ lúc này cũng có thể cho bạn biết thêm nhiều nguyên nhân khiến họ cảm thấy không phù hợp với công ty, cũng có thể do một bước nào đó trong quá trình onboarding chưa thực sự hiệu quả. Lúc này, hãy cẩn thận xem lại, rút kinh nghiệm và tối ưu hoá quá trình onboarding.

Có thể thấy, thu hút và giữ chân nhân tài chưa bao giờ là một câu chuyện dễ dàng đối với các doanh nghiệp. Onboarding tuy chỉ là quy trình giúp người mới làm quen, hoà nhập với công ty nhưng cũng cần được đầu tư và triển khai thực sự bài bản nếu không muốn nhân viên của bạn thôi việc ngay trong tuần đầu tiên. Tại VietED, chúng tôi cung cấp giải pháp quản lý đào tạo nhân sự trực tuyến giúp quá trình Onboarding trở nên nhẹ nhàng hơn bao giờ hết. Nhân sự mới có thể dễ dàng truy cập các nội dung đào tạo, hiểu về văn hoá doanh nghiệp chỉ sau ít giờ học. Mọi hoạt động đào tạo của doanh nghiệp được lượng hoá thành báo cáo chi tiết, giúp nhà quản lý dễ dàng đo lường, kiểm soát chất lượng nhân sự.

Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm miễn phí ngay tại đây.