Lên kế hoạch xây dựng một chương trình đào tạo OJT không khó, miễn là bạn có phương pháp hợp lý. Trong bài viết này, VietED sẽ giới thiệu tới bạn mô hình ADDIE giúp bạn dễ dàng xây dựng chương trình đào tạo OJT từ những bước đầu tiên.
Nhưng nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về OJT – On the Job Training, xem ngay bài viết này
Mô hình ADDIE khá linh hoạt. Về cơ bản, mô hình này yêu cầu nhà quản lý cân nhắc trước những gì doanh nghiệp muốn và cần, từ đó thiết kế chương trình và có hệ thống đo lường tương ứng:
– Phân tích (Analyze): Phân tích nhân viên của bạn cần các kiến thức, kỹ năng như thế nào để phục vụ công việc?
– Thiết kế (Design): Định hình kế hoạch OJT của bạn sẽ bắt đầu như thế nào.
– Phát triển (Develop): Thiết lập các phương pháp, tài nguyên, tài liệu bạn sẽ sử dụng cho chương trình đào tạo này.
– Triển khai (Implement): Quyết định ai, khi nào và cách bạn sẽ triển khai chương trình đào tạo của mình.
– Đánh giá (Evaluate): Sau khi triển khai đào tạo, bạn có thể tổng kết, đánh giá lại chương trình đào tạo để từ đó đưa ra các kết luận chương trình đã hiệu quả chưa và cần khắc phục những điểm nào.
Nội dung cụ thể các bước được diễn giải như sau.
Bước 1: Phân tích nhân viên của bạn cần các kiến thức, kỹ năng như thế nào để phục vụ công việc?
– Xác định mục tiêu dài hạn mà bạn muốn chương trình OJT này đạt được.
Ở nội dung này, bạn cần trả lời các câu hỏi như:
+ Mục tiêu và chiến lược của bạn là gì?
+ Mục đích triển khai chương trình đào tạo OJT là gì? Tăng năng suất, tăng lợi nhuận hay giữ chân người tài?
Viết ra những mục tiêu trong tương lai mà bạn muốn hướng đến, để rồi khi đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo OJT, bạn có thể biết được chương trình có hiệu quả không, có đạt được những điều mà bạn mong đợi không.
– Liệt kê những yêu cầu cụ thể ở các vị trí công việc của tổ chức.
+ Nhu cầu cụ thể của nhân viên là gì? Công việc của họ bắt buộc họ phải có những kiến thức và kỹ năng gì? >> Bạn có thể trả lời câu hỏi này bằng cách lập danh sách các bằng cấp, kỹ năng, kiến thức mà mỗi vị trí công việc yêu cầu.
+ Liệt kê những kỹ năng mà nhân viên của bạn đã có.
Thực hiện xong các nội dung này, bạn có thể thấy được khoảng cách giữa những kiến thức, kỹ năng nhân viên cần với những gì họ đã có. Từ đó, chương trình OJT sẽ được xây dựng để lấp đầy khoảng trống này.
– Cung cấp công cụ cần thiết để giúp nhân viên làm việc hiệu quả
Từ mục tiêu bạn kỳ vọng đến kết quả làm việc của nhân viên, bạn có thể xác định được nhân viên của bạn thực sự cần là kỹ năng, kiến thức hay công cụ để phục vụ công việc. Nếu công cụ làm việc chưa hiệu quả, bạn nên khắc phục vấn đề đó trước khi triển khai chương trình đào tạo OJT.
Bước 2: Thiết kế chương trình đào tạo OJT
Ở bước này, bạn phải quyết định được chương trình đào tạo của bạn sẽ có hình thức như thế nào để phù hợp với mục tiêu và mô hình doanh nghiệp: Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, học nghề hay kèm cặp.
Đối với các nhà máy, cơ sở dạy nghề, thông thường, doanh nghiệp thường chọn hình thức đào tạo là chỉ dẫn công việc hoặc theo kiểu học nghề. Tức là người được đào tạo sẽ được học hỏi và làm thử tới khi thành thạo công việc.
Trong khi đó, các công việc bàn giấy thường sử dụng hình thức đào tạo theo kiểu kèm cặp. Tức là người hướng dẫn (lãnh đạo, trưởng nhóm, nhân viên có kinh nghiệm hơn,…) sẽ làm việc cùng nhân viên mới để đảm bảo họ hiểu và có thể hoàn thành các công việc phải làm. Một khi nhân viên mới đã có những kỹ năng cần thiết, họ được phép bắt đầu công việc.
Bước 3: Phát triển chương trình đào tạo
Khi đã xác định chương trình đào tạo sẽ có hình thức như thế nào, bạn cần lên nội dung sẽ dùng để đào tạo và tần suất đào tạo.
Với nội dung đào tạo, bạn có thể tham khảo từ nội quy công ty; kinh nghiệm, kiến thức của nhân viên hiện tại; các tài liệu lao động khác,…
Bên cạnh đó, bạn cần xác định tần suất tổ chức đào tạo. Tuỳ vào nội dung đào tạo, bạn có thể lên lịch đào tạo thường xuyên hay chỉ 1 năm 1 lần. Tuy nhiên, có một nội dung đào tạo cần thực hiện định kỳ và liên tục như:
– Chính sách công ty
– Cách làm việc của nhà máy
– Cách trả lời khách hàng
– Cách sử dụng hệ thống mới
– Cách điền báo cáo tài chính
– Cập nhật các thay đổi phần mềm hệ thống
– Luật lao động
…
Bước 4: Triển khai chương trình đào tạo OJT
Triển khai đào tạo là bước không dễ dàng. Nhưng hãy chắc chắn rằng, bạn có những người giỏi nhất để trở thành người đào tạo. Đó có thể những người giỏi nhất trong doanh nghiệp như quản lý, trưởng nhóm, đồng nghiệp hay điều phối viên. Tất cả đều hợp lý bởi có đến 80% doanh nghiệp thành công trong việc chỉ định 1 người nhân viên kèm 1 thực tập sinh hay nhân viên có kinh nghiệm hơn phụ trách đào tạo những nhân viên mới ở cùng vị trí.
Bước 5: Đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo OJT
Có một cách rất đơn giản để bạn đo đếm được hiệu quả của chương trình đào tạo, chính là: HỎI và QUAN SÁT.
– Sử dụng khảo sát: Sau chương trình đào tạo, bạn có thể thực hiện một cuộc khảo sát với những nhân viên đã tham gia đào tạo. Bạn có thể đặt câu hỏi họ thấy như thế nào, chương trình OJT có hiệu quả không, có phù hợp với nhu cầu không và họ có góp ý gì với chương trình không.
– Quan sát sự cải thiện trong hiệu suất làm việc: Bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo OJT bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên như lương của họ có tăng không, phần trăm hoa hồng họ được hưởng có tăng không, thời gian hoàn thành công việc có rút ngắn không,…
Tóm lại, mục đích của việc triển khai chương trình đào tạo OJT là để nâng cao năng lực nhân viên nhưng sau cùng cũng là để phát triển doanh nghiệp. Bởi chính nhân viên của bạn mới là người trực tiếp làm nên sản phẩm, trực tiếp trò chuyện với khách hàng,… tạo ra lợi nhuận cho tổ chức. Để đảm bảo hiệu quả triển khai đào tạo OJT, bên cạnh việc xác định hình thức đào tạo và xây dựng nội dung bài bản, sử dụng một phần mềm quản lý sẽ giúp doanh nghiệp triển khai đào tạo có hệ thống, dễ dàng đo lường chất lượng.
LotusLMS – phần mềm quản lý đào tạo nhân sự trực tuyến của VietED được nhiều doanh nghiệp Việt tin tưởng sử dụng có thể kể đến như: Tập đoàn Điện lực EVN, Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt, Tập đoàn GGG,… vì tính năng đa dạng, phục vụ tối ưu cho hình thức đào tạo OJT.
Bên cạnh chất lượng phần mềm, LotusLMS có các gói dịch vụ hợp lý phù hợp với nhiều quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau. Phần mềm được xây dựng hoàn toàn bởi đội ngũ chuyên gia người Việt, tự tin mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng doanh nghiệp Việt.
Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm LotusLMS miễn phí ngay tại đây.
