“Nhà cung cấp LMS nào cũng có một bộ phận chăm sóc khách hàng 24/7. Tôi còn cần thêm 1 quản trị viên hệ thống ở công ty mình làm gì nữa?”
Đây là câu hỏi mà rất nhiều khách hàng đã thắc mắc với VietED. Tất cả doanh nghiệp đều mặc định việc hỗ trợ kỹ thuật đã có đội ngũ của nhà cung cấp LMS lo, còn lại việc của họ chỉ đơn giản là dạy và học. Nhưng hãy chậm lại một chút, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của một quản trị viên hệ thống LMS và vì sao doanh nghiệp lại nên có một người ở vị trị này.
1. Tại sao tổ chức của bạn cần có một quản trị viên cho hệ thống LMS?
Trên thực tế, 100% doanh nghiệp cung cấp LMS đều có bộ phận Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng và Kỹ thuật – những người luôn túc trực để hỗ trợ bạn 24/7. Nhưng đó là khi bạn gặp các trục trặc về kỹ thuật, đội ngũ này sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề với hệ thống.
Còn với vai trò của một quản trị viên LMS, họ sẽ thường phải giải quyết các công việc mang tính thường trực và phần nhiều liên quan đến nội bộ tổ chức. Bởi chỉ có họ mới hiểu bộ máy tổ chức của bạn gồm những vị trí gì, phù hợp với những quyền như thế nào hay nội dung đào tạo tổ chức theo hình thức ra sao.
Họ không chỉ chịu trách nhiệm thêm người dùng, mà còn hỗ trợ giảng viên quản lý lớp học, tổ chức kỳ thi cũng như lập báo cáo theo dõi chất lượng đào tạo, đảm bảo các khoá học trên hệ thống LMS diễn ra trơn tru.
2. Công việc của một quản trị viên hệ thống LMS gồm những nội dung gì?
Thông thường, quản trị viên hệ thống LMS sẽ đảm nhận 3 nội dung công việc liên quan đến vận hành hệ thống và các bên tham gia: xử lý kỹ thuật, làm việc với các nhóm người dùng và vận hành đào tạo.
Nhóm 1, xử lý các vấn đề kỹ thuật của hệ thống:
– Thêm và phân quyền cho người dùng tham gia hệ thống
– Tạo chương trình học, khoá học, bài giảng, kì thi
– Tải lên tài liệu học tập
– Tạo chứng chỉ
– Duy trì ổn định cổng đăng nhập
Nhóm 2, làm việc với các nhóm người dùng:
– Tham gia trao đổi thông tin với giảng viên
– Tư vấn để đảm bảo triển khai các hình thức giảng dạy tốt nhất vào quá trình học
Nhóm 3, vận hành đào tạo:
– Theo dõi việc vận hành các khóa học, chương trình đào tạo và kỳ thi đang và sắp diễn ra trên hệ thống
– Phát hiện và giải quyết các vấn đề xuất hiện trong khoá học
– Hỗ trợ người học về mọi vấn đề
Với những công việc quan trọng như trên, một quản trị viên hệ thống sẽ cần có những kỹ năng tốt để giúp hệ thống LMS đạt hiệu quả cao nhất.
3. 4 kỹ năng một quản trị viên của hệ thống LMS nên có
Bất kỳ ai hiểu LMS cũng có thể trở thành một quản trị viên hệ thống. Nhưng để trở thành một quản trị viên hệ thống xuất sắc, bạn nên trang bị 4 kỹ năng dưới đây.
a. Kỹ năng nhập liệu, tạo bài giảng
Đây là kỹ năng đầu tiên đòi hỏi bất kỳ ai ở vị trí quản trị viên hệ thống LMS cũng phải có. Sau khi nhà cung cấp bàn giao hệ thống LMS, quản trị viên sẽ là người có quyền cao nhất ở hệ thống LMS. Họ là người thêm mới và phân quyền cho nhóm người dùng mới, chịu trách nhiệm tải nội dung và tài liệu đào tạo lên hệ thống.
b. Quản lý dự án
Quản trị viên hệ thống LMS cũng là người nên có kỹ năng quản lý dự án. Trong trường hợp này, có thể coi việc doanh nghiệp của bạn tham gia học trực tuyến trên hệ thống LMS như một “dự án đào tạo trực tuyến”. Quản trị viên hệ thống sẽ người trực tiếp làm việc với các bên tham gia: nhóm lãnh đạo, nhóm giảng viên, nhóm học viên và các nhóm khác dưới quản trị viên. Ở vị trí quản trị viên, họ sẽ phải phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và xử lý yêu cầu các nhóm khác đề xuất. Quản trị viên sẽ người quản lý được thời gian và kế hoạch đào tạo để kịp thời có những thông báo nhắc nhớ tới các bên khác khi cần.
c. Khắc phục sự cố kỹ thuật
Đây là kỹ năng quan trọng mà một quản trị viên hệ thống LMS phải nằm lòng. Họ buộc phải có khả năng giải quyết các sự cố xảy ra trên hệ thống LMS như lỗi đăng nhập, lỗi phân quyền, lỗi tải bài giảng,… Các vấn đề này đều cần giải quyết trong thời gian ngắn để không làm gián đoạn công tác đào tạo của cả tổ chức.
d. Kỹ năng phân tích
Kỹ năng phân tích liên quan đến khả năng đánh giá và đưa ra các giải pháp hợp lý. Ở vị trí quản trị viên hệ thống, họ phải xem xét tình hình từ mọi góc độ và sau đó tìm ra cách tiếp cận tốt nhất. Họ sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các kết quả mong muốn và phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.
Đến đây, hi vọng bạn có cái nhìn tổng quan hơn về vai trò và nhiệm vụ của một quản trị viên hệ thống LMS. Doanh nghiệp vận hành đào tạo e-learning càng bài bản sẽ không bao giờ thiếu vắng một quản trị viên hệ thống tài năng. Bởi họ càng xuất sắc, quá trình vận hành đào tạo của doanh nghiệp càng diễn ra trơn tru và ổn định.
Nhưng đừng quên, để làm được điều này, điều doanh nghiệp cần trước nhất vẫn nên là một hệ thống LMS ổn định, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
