4 nhóm vai trò người dùng thường có trên hệ thống LotusLMS
Để việc đào tạo trực tuyến diễn ra mượt mà trên hệ thống LotusLMS, việc phân quyền người dùng là điều không thể thiếu. Nhờ có sự điều phối của người quản trị, hoạt động dạy và học của giảng viên và học viên diễn ra nhịp nhàng với nhau hơn bao giờ hết. Đó cũng chính là lí do vì sao trên một hệ thống LMS, các nhóm người dùng luôn được phân chia rõ ràng với những vai trò, quyền hạn khác nhau.
Trong bài viết này, VietED sẽ giới thiệu tới bạn 4 nhóm vai trò người dùng chủ yếu không chỉ có ở LotusLMS mà còn phù hợp với tất cả các hệ thống LMS khác trên thế giới.
Thông thường, người dùng tham gia vào hệ thống LMS thường được chia thành 4 vai trò:
- Giảng viên
- Học viên
- Quản trị đào tạo/ Soạn giảng
- Quản trị hệ thống
Với những vai trò này, bạn có thể tham gia thực hiện các nghiệp vụ tương ứng phù hợp với vị trí của mình.
#1. Giảng viên
Đây là vai trò được trao cho những người phụ trách việc đào tạo, truyền đạt kiến thức tới học viên. Trên một hệ thống LMS, nhóm giảng viên thường đảm nhận các hoạt động sau:
- Cập nhật nội dung giảng dạy (có thể có hoặc không)
- Thiết lập bài thi và bài luyện tập (có thể có hoặc không)
- Chấm điểm, đánh giá học viên
- Thông báo tới học viên nếu họ chưa hoàn thành khoá học.
- Tương tác với học viên qua các bình luận hoặc tin nhắn riêng.
#2. Học viên
Đây là quyền dành cho những người được đào tạo. Ở vị trí học viên, bạn có thể:
- Theo dõi khoá học và kế hoạch học tập của mình.
- Tham gia học, làm bài tập và bài kiểm tra.
- Tham gia thi và xem lại kết quả các kỳ thi đã tham gia.
- Tương tác với giảng viên bằng cách gửi bình luận trong khoá học hoặc gửi tin nhắn trực tiếp tới giảng viên.
- Hoàn thành khảo sát sau khoá học.
#3. Quản trị đào tạo
Có thể nói quản trị đào tạo gần như là người/nhóm người thực hiện nhiều tác vụ nhất trên một hệ thống LMS. Không chỉ đơn thuần xoay quanh việc quản lý và vận hành, người quản trị đào tạo có nghĩa vụ như sau:
- Quản lý giáo trình, chương trình học và kế hoạch đào tạo theo mục tiêu đã đề ra.
- Trong trường hợp giảng viên không tham gia thiết lập khoá học, người quản trị đào tạo sẽ phụ trách việc này.
- Quản lý học liệu, ngân hàng câu hỏi.
- Tổ chức, giám sát các khoá học.
- Quản lý kỳ thi: Tổ chức thi, thiết lập mẫu đề thi, chấm thi và công bố điểm, phúc khảo.
- Tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của học viên.
- Tương tác với cả giảng viên và học viên trong trường hợp cần thiết.
#4. Quản trị hệ thống
Quản trị hệ thống là quyền cao nhất trong các nhóm người dùng. Ở vị trí này, bạn có thể can thiệp vào tất cả các hoạt động của giảng viên, học viên hay quản trị đào tạo. Ngoài ra, bạn còn có thể thực hiện các tác vụ nhỏ hơn như:
- Quản trị và cấu hình hệ thống: Thiết lập màu sắc, hình đại diện của trang LMS.
- Quản lý người dùng, phân quyền: Xem thông tin, thiết lập tài khoản, gán vai trò cho người dùng.
- Xuất và đọc báo cáo số liệu đào tạo.
Trên đây là 4 nhóm vai trò người dùng điển hình ở bất kỳ một hệ thống LMS nào. Nhờ 4 nhóm này, hệ thống LMS có thể hoạt động mượt mà cũng như không bị chồng chéo tác vụ. Nếu bạn muốn trải nghiệm một trong những vai trò trên, đừng ngại liên hệ với chúng tôi để được phục vụ nhanh nhất.
Đăng ký thông tin trải nghiệm hệ thống LotusLMS tại đây.
Các sếp giỏi thường làm gì để đào tạo nhân viên mới?
Thu hút và tuyển người đã khó, nhưng làm thế nào để bạn tạo những ấn tượng tốt với những người mới đến, để họ được cảm thấy được chào đón và quan tâm? Theo một nghiên cứu của Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực, nếu có trải nghiệm tốt trong quá trình đào tạo nhân viên mới, 69% trong số họ sẽ ở lại và tiếp tục cống hiến cho doanh nghiệp.
Nếu bạn đang đắn đo chưa biết bắt đầu từ đâu, bài viết này chính là câu trả lời dành cho bạn! Hãy cùng VietED tìm hiểu thêm về chiến lược 9 bước đào tạo nhân viên mới của một lãnh đạo giỏi – chìa khoá để tạo động lực và giữ chân người tài nhé.
# Bước 1: Lập kế hoạch đào tạo nhân viên mới
Đào tạo không phải vấn đề một sáng, một chiều có thể xong, vì vậy, trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc, bạn hãy dành ra một chút thời gian và lên kế hoạch thật nghiêm túc. Đặt chính mình vào vị trí của họ và tự hỏi khi đó, bạn sẽ cần những gì. Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi dưới đây:
– Những kiến thức hoặc kỹ năng nào người mới sẽ cần có để bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên?
– Những loại công việc nào bạn có thể xử lý ngay lập tức (thiết lập địa chỉ email, điền vào giấy tờ, v.v.)?
– Ai là người giỏi nhất trong nhóm của bạn để trả lời các câu hỏi của người mới?
– Bạn muốn nhân viên của mình cảm thấy thoải mái với điều gì khi kết thúc khóa đào tạo ?
Một khi bạn đã trả lời được những câu hỏi đó, hãy chia sẻ ngắn gọn về lịch trình đào tạo với nhân viên mới. Nội dung đào tạo có thể không cần phải quá rắc rối nhưng nên đạt đủ các mục tiêu bạn đặt ra từ đầu.
# Bước 2: Cá nhân hóa các hình thức đào tạo
Mỗi người có một cách tiếp nhận và xử lý thông tin khác nhau. Trước khi bạn bắt đầu, hãy hỏi họ cách họ học tốt nhất để bạn không lãng phí thời gian vào các phương pháp đào tạo không hiệu quả. Để làm được điều này, hãy bắt đầu với những câu hỏi như:
– Nhân viên mới của bạn thích quan sát, lắng nghe hay làm gì khác?
– Họ có cần thời gian để viết ra hoặc thử thực hành không?
– Họ làm việc cá nhân hay làm việc nhóm tốt hơn?
Đáp án của những câu hỏi trên sẽ giúp bạn có hình thức đào tạo phù hợp với người mới.
# Bước 3: Đào tạo nhân viên mới cần đi chậm
Đào tạo thường có thể cảm thấy giống như một cuộc đua marathon cho cả bạn và nhân sự mới. Thay vì cố gắng nhồi nhét lượng thông tin của 1 năm vào một tuần, hãy biến việc đào tạo thành một quá trình từ từ, liên tục. Chia các chủ đề lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Trong các buổi đào tạo luôn có giờ nghỉ để nhân viên của bạn có thể xử lý được lượng thông tin vừa học. Và đừng quên khuyến khích người mới đặt câu hỏi để đảm bảo họ hiểu những gì bạn đang dạy.
# Bước 4: Khuyến khích thành viên trong nhóm đào tạo người mới
Bạn không cần thiết phải là người chịu trách nhiệm toàn bộ đối với nội dung đào tạo một nhân viên mới. Điều này sẽ dễ dàng và đỡ mất thời gian của bạn hơn, nếu bạn biết chia sẻ và khuyến khích các thành viên kì cựu khác trong nhóm tham gia vào việc đào tạo người mới đến. Từ đó, việc đào tạo cũng trở nên dễ dàng hơn với người mới, biết thêm nhiều kỹ năng chuyên môn và dễ dàng hoà đồng với các thành viên cũ trong nhóm.
# Bước 5. Tận dụng công nghệ để tăng hiệu quả đào tạo
Ngày nay, quá trình đào tạo đã phát triển lên tầm cao mới, vượt xa thời phòng họp, bảng và bút. Có thêm sức mạnh của công nghệ sẽ giúp bạn tiết kiệm được lượng thời gian đào tạo khổng lồ và thúc đẩy tốc độ học việc của nhân viên mới.
Điển hình là các video đào tạo về văn hoá doanh nghiệp hay các kỹ năng chuyên môn. Thay vì mất hàng giờ đồng hồ đào tạo của cả nhân viên và lãnh đạo, những người mới đến hoàn toàn có thể tự xem video giới thiệu doanh nghiệp, diễn giảng kỹ năng hay các thao tác kỹ thuật.
Sử dụng phần mềm quản lý công việc, cung cấp cho nhân viên mới của bạn những quyền hạn thuộc chuyên môn để họ có thể nắm được quy trình làm việc luôn.
Dùng nền tảng quản lý học tập để kiểm soát được việc đào tạo đang diễn ra như thế nào, nhân viên của bạn đang học đến đâu. Bạn có thể đọc thêm thông tin về nền tảng quản lý học tập tại đây.
Đừng ngại việc tìm hiểu và bắt đầu những phần mềm mới. Chắc chắn những công cụ này sẽ giúp nhân viên của bạn tăng tốc rất nhanh trong quãng thời gian mới nhận việc.
# Bước 6. Đừng quên về văn hóa đội nhóm
Khi triển khai đào tạo, hãy nghĩ về những gì bạn mong đợi từ nhân viên mới để trở thành một phần của văn hóa đội nhóm:
– Những giá trị cốt lõi nào họ nên chia sẻ?
– Những hành vi và thái độ nào bạn muốn trở thành chuẩn mực?
Hãy linh động đưa các nội dung này vào nội dung đào tạo để nhân viên của bạn cảm thấy học như không học nhưng vẫn thấm nhuần được văn hoá công ty, đội nhóm.
# Bước 7. Tăng khả năng tương tác ở nhóm nhỏ
Là thành viên mới nhất của một nhóm có thể sẽ khá căng thẳng khi họ muốn tạo ấn tượng tốt đầu tiên mà không mắc phải bất kỳ sai lầm lớn nào. Bằng cách đưa người mới vào một nhóm nhỏ không quá 3 – 5 người, bạn sẽ giúp giảm bớt áp lực cho họ.
Khi đó mọi thành viên trong nhóm, dù họ là người hướng nội, hướng ngoại, quản lý kỳ cựu hay người mới đến đều có cơ hội thảo luận về các ý tưởng mới, đưa mọi người đến gần nhau hơn.
# Bước 8. Khắc phục sự cố trong quá trình đào tạo nhân viên mới
Có thể quá trình đào tạo nhân viên mới không diễn ra như bạn mong đợi hay còn những nội dung chưa ưng ý, đừng lo lắng quá, hãy bình tĩnh và điều chỉnh lại quy trình.
- Điều gì khiến bạn cảm thấy chưa hài lòng?
- Điều gì bạn muốn được phát triển thêm?
- Đâu là những sự cố đáng tiếc không nên có?
Câu hỏi trên bạn có thể có được câu trả lời từ chính bản thân cũng như nhân viên của bạn. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh lại quy trình phù hợp hơn trong thời gian đào tạo còn lại và những đợt khác trong tương lai.
# Bước 9. Đưa ra đánh giá về hiệu quả làm việc của nhân viên mới
Khi nhân viên của bạn bắt đầu quen với guồng công việc và cảm thấy thoải mái hơn trong công ty, hãy đưa ra phản hồi về hiệu quả làm việc của họ. Bạn đừng ngại việc khen ngợi những công việc họ đang làm tốt cũng như đưa ra những lời khuyên trong những lĩnh vực họ cần cải thiện.
Trên đây là 9 bước hiệu quả nhất thường được các lãnh đạo tài năng dùng để đào tạo nhân viên mới. Hi vọng với 9 bước này, bạn sẽ đúc rút được quy trình đào tạo hiệu quả cho không chỉ một mà hàng nghìn các nhân viên khác kế cận bạn.
Để quá trình đào tạo diễn ra bài bản hơn, như đã đề cập trong bài viết, việc sử dụng thêm một phần mềm quản lý đào tạo là điều cần thiết – tiết kiệm thời gian, giảm chi phí cơ hội giữa tập trung chuyên môn và tham gia đào tạo, chúng tôi tin chắc, bạn sẽ có quyết định đúng đắn. LotusLMS – phần mềm quản lý đào tạo nhân sự trực tuyến của VietED được nhiều doanh nghiệp Việt tin tưởng sử dụng có thể kể đến như: Tập đoàn Điện lực EVN, Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt, Tập đoàn GGG,…
Bên cạnh chất lượng phần mềm, LotusLMS có các gói dịch vụ hợp lý phù hợp với nhiều quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau. Phần mềm được xây dựng hoàn toàn bởi đội ngũ chuyên gia người Việt, tự tin mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng doanh nghiệp Việt.
Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm LotusLMS miễn phí ngay tại đây.
Tham khảo Doanh nghiệp làm gì để đánh giá hiệu quà khóa học E-learning?
10 xu hướng nhân sự cần chú ý trong năm 2020 từ góc nhìn chuyên gia (P1)
Trong cuốn sách “The 2020 Workplace: How Innovative Companies Attract, Develop, and Keep Tomorrow’s Employees Today”, Jeanne Meister – một chuyên gia tư vấn lãnh đạo nhân sự – đã chỉ ra 10 xu hướng mà bộ phận nhân sự cần chú ý tới trong năm 2020 và trong thập kỉ mới.
1. Tập trung vào sức khỏe toàn diện của nhân viên
Nhiều công ty đã quan tâm đến xu hướng công việc trong tương lai, nhưng chỉ tập trung vào tình trạng chia rẽ lớn của công việc, tự động hóa và nhân khẩu học của lực lượng lao động. Tất cả những yếu tố này đều rất quan trọng, nhưng quản lý nhân sự cần bắt đầu dành ưu tiên cho sức khỏe toàn diện của nhân viên trong năm 2020.
PwC là một ví dụ điển hình. Công ty này đã thực hiện một nghiên cứu về lực lượng lao động toàn cầu họ tại Đại học Nam California (USC) để tìm hiểu sâu về vấn đề này. Trước hết, PwC xác định sức khỏe toàn diện của người lao động, bao gồm các góc độ: thể chất, tinh thần , cảm xúc và tâm linh.
Sau đó, PwC xác định các chiến lược cụ thể để cải thiện sức khỏe toàn diện của nhân viên. Điều này làm cho sức khỏe toàn diện trở nên hữu hình hơn là một khái niệm trừu tượng. Những thói quen này được lưu lại trong PwC Habit Bank (Ngân hàng thói quen của PwC), bao gồm từ việc nhắc nhở nhân viên đứng trong các cuộc họp ngắn, thư giãn trước khi ngủ, dành thời gian tận hưởng thiên nhiên, tắt thông báo trên điện thoại…
PwC cũng đã tạo ra Be Well, Work Well – một nền tảng công nghệ tích hợp tất cả những thói quen này và là cửa hàng một điểm đến, bao gồm tất cả những thứ liên quan đến sức khỏe toàn diện để nhân viên của họ sử dụng.
Chỉ cung cấp thông tin về sức khỏe toàn diện là không đủ, theo Michael Fenlon, giám đốc nhân sự của PwC, sức mạnh thực sự nằm ở việc tạo ra một văn hóa sức khỏe toàn diện, nỗ lực để đạt tới sức khỏe toàn diện ở mọi cấp độ từ cá nhân, nhóm đến tổ chức và trang bị cho nhân viên công nghệ để khuyến khích các hành vi tích cực.
2. Chuẩn bị cho một môi trường lao động hỗn hợp
Vào năm 2020, khái niệm lực lượng lao động hỗn hợp đề cập đến sự kết hợp giữa con người và bots thay vì nhân viên toàn thời gian và nhân viên tạm thời như trước đây.
Nghiên cứu dựa trên 8.370 quản lý nhân sự, giám đốc và nhân viên tuyển dụng toàn cầu do Oracle và Future Workplace thực hiện cho thấy 50% nhân viên đã sử dụng một số hình thức của AI tại nơi làm việc, tăng từ 32% vào năm 2018.
Gartner dự đoán đến năm 2021, 25% người lao động sẽ sử dụng trở lý nhân viên ảo (VEA) hằng ngày bao gồm Amazon Alexa for Business và một loạt các bot đàm thoại được sử dụng cho các quy trình nhân sự.
Biết cách để định hướng, phát triển, gắn kết và làm việc cùng với bot sẽ là kỹ năng mới nhất trong năm 2020, khi con người và bot sẽ làm việc cùng với nhau. Cách công ty định hướng, phát triển và thu hút lực lượng lao động kết hợp vào năm 2020 sẽ trở thành một lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.
DBS, ngân hàng lớn nhất Đông Nam Á, là doanh nghiệp đầu tiên sử dụng chatbot để tuyển dụng các công việc có khối lượng lớn trong lĩnh vực ngân hàng bán lẻ. DBS đã tạo ra một chatbot để tăng cường thu hút nhân tài và đã đạt một số thành công:
– Rút ngắn thời gian sàng lọc từ 32 phút/ứng viên xuống còn 8 phút/ứng viên.
– Cải thiện tỷ lệ hoàn thành đơn xin việc tăng 12%
– Trả lời 96% các câu hỏi của ứng viên.
Điều này cho phép các nhà tuyển dụng DBS làm những công việc có giá trị cao hơn như tìm nguồn cung ứng, tiếp thị tuyển dụng, gắn kết với các ứng viên và thậm chí truyền cảm hứng để họ tạo ra một vai trò công việc mới.
3. Tìm kiếm cách ứng dụng mới của AI trong HR
Trí thông minh nhân tạo đang được sử dụng để tuyển nhân tài ở cả L’Oreal và khách sạn Hilton và đã đem lại những kết quả tuyệt vời như tăng tốc độ tuyển dụng và cho phép các nhà tuyển dụng thực hiện các vai trò chiến lược hơn.
2020 là thời điểm để mở rộng AI sang các quy trình nhân sự khác. Một loạt các ứng dụng mới bao gồm nền tảng thuyên chuyển nhân tài nội bộ của Schneider Electric, Thị trường nhân tài mở và thí điểm của DaVita về một công cụ hỗ trợ AI để báo cáo hành vi sai trái tại nơi làm việc.
4. Tập trung vào phát triển AI đạo đức
Trong năm 2020, một vấn đề quan trọng với các công ty là sử dụng AI một cách có đạo đức và trách nhiệm. Những nhà cung cấp và công ty sử dụng các nền tảng AI có thể phải tuân theo các quy tắc như nguyên tắc an toàn đối với ô tô. Rà soát và kiểm tra AI cho các kết quả không đồng đều giữa giới tính, chủng tộc và tuổi tác sẽ trở thành một quy tắc phổ biến.
Ngoài hiểu biết về các luật mới này, các quản lý nhân sự phải chuẩn bị các vấn đề liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động. Trong nghiên cứu của Oracle và Future Workplace, AI @ Work, 80% nhân viên cho rằng công ty nên xin phép họ trước khi thu thập dữ liệu của họ bằng AI và 71% nhân viên đôi khi lo ngại hơn về vi phạm bảo mật dữ liệu khi công ty sử dụng AI tại nơi làm việc.
Do đó, một năng lực mới mà bộ phận nhân sự cần phải sở hữu chính là hiểu cách thức phát triển AI có đạo đức và trách nhiệm.
5. Cân nhắc các kỹ năng mềm là những “kỹ năng sức mạnh” trong năm 2020
Theo báo cáo từ Global Insitute của McKinsey, khi các nhiệm vụ đơn giản được đảm nhiệm bởi AI tại văn phòng, trong thời gian chuyển đổi, nhu cầu để người lao động trau dồi kỹ năng mềm ngày càng cao.
Jeanne Meister gọi các kỹ năng này là các “kỹ năng sức mạnh” trong tài liệu xuất bản của Cục dữ trữ Liên bang Mỹ. Chúng bao gồm sự kết hợp của các kỹ năng mềm, kỹ năng tư duy và kỹ năng kĩ thuật số.
Những kỹ năng sức mạnh này đang ngày càng trở nên quan trọng, thậm chí một số công ty còn ưu tiên chúng hơn kỹ năng chuyên môn. Ravi Kumar, chủ tịch của Infosys – công ty đang tuyển nhân tài kỹ thuật cho trường thiết kế Rhode Island và trường Cao đẳng Nghệ thuật Tự do Trinity, cho biết: “Chúng tôi đang tập trung tuyển dụng các cá nhân có khả năng học hỏi và năng khiếu làm việc đòi hỏi sự kết hợp giữa thiết kế, công nghệ và công nghiệp, và không chỉ tuyển dụng vì các chứng chỉ hiện tại của họ.”
Theo Nhịp sống kinh tế
Khi nào doanh nghiệp cần triển khai hoạt động đào tạo nội bộ?
Hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp thường diễn ra khi doanh nghiệp muốn nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc cho nhân viên. Nhưng chính xác khi nào cần triển khai đào tạo nội bộ hẳn vẫn là câu hỏi còn bỏ ngỏ của nhiều doanh nghiệp. Trong nội dung này, VietED sẽ giúp doanh nghiệp gỡ rối vấn đề trên.
Thông thường, để có câu trả lời cho câu hỏi khi nào cần triển khai hoạt động đào tạo nội bộ, phòng Nhân sự và Ban lãnh đạo nên tiến hành nghiên cứu 3 nội dung sau:
– Phân tích về doanh nghiệp: Tổ chức của bạn đang thực hiện các mục tiêu ở mức độ như thế nào?
– Phân tích về tác nghiệp: Đội ngũ lao động cần có những kỹ năng nào để thực hiện tốt các công việc?
– Phân tích về nhân viên: Điểm mạnh và yếu của đội ngũ lao động trong doanh nghiệp là gì?
#1. Phân tích doanh nghiệp
Ở nội dung này, bạn cần đánh giá được chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức. Số liệu càng rõ ràng, bạn càng nắm được doanh nghiệp có cần đào tạo nội bộ hay không.
· Về tổ chức:
Doanh nghiệp cần làm rõ các tiêu chí về:
– Năng suất
– Chất lượng thực hiện công việc
– Chi phí lao động
– Tỷ lệ thuyên chuyển
– Kỹ năng lao động
– Tỷ lệ tai nạn nghề nghiệp
…
Đánh giá được các nội dung trên sẽ giúp doanh nghiệp xác định những vấn đề mình đang mắc phải và lên kế hoạch đào tạo phù hợp.
· Về đội ngũ cán bộ kế cận:
Doanh nghiệp cần xác định những chức vụ trống và cách thức chuẩn bị ứng viên cho các vị trí này. Nếu áp dụng hình thức đề bạt nội bộ, doanh nghiệp cần dự kiến các kỹ năng, kiến thức theo yêu cầu của công việc mà nhân viên tới đó sẽ phải thực hiện, từ đó lên chương trình đào tạo tương ứng.
· Về nhân viên với môi trường tổ chức:
Doanh nghiệp cần đánh giá được quan điểm, tình cảm, niềm tin của các thành viên đối với tổ chức. Nếu chỉ số niềm tin không cao, bạn cần lên chương trình đào tạo về văn hoá, kết nối đội ngũ nhân viên với doanh nghiệp.
#2. Phân tích tác nghiệp
Đây là quá trình xác định kỹ năng và các hành vi cần thiết để nhân viên thực hiện tốt công việc. Phân tích này thường được dùng để xác định nhu cầu đào tạo nhân viên mới hoặc các công việc mới được thực hiện lần đầu đối với nhân viên.
#3. Phân tích nhân viên
Hình thức phân tích này chú trọng lên các năng lực và đặc tính cá nhân của nhân viên. Doanh nghiệp cần xác định được ai là người cần thiết để đào tạo và những kỹ năng, kiến thức nào cần được chú trọng và bồi dưỡng. Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải đánh giá đúng khả năng cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên từ đó có các chương trình đào tạo phù hợp với từng người.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xác định khi nào thực sự cần đào tạo nội bộ qua việc thu thập thông tin từ:
– Thảo luận với các lãnh đạo và phòng ban Nhân sự.
– Quan sát tình hình thực tế thực hiện công việc.
– Thực hiện trắc nghiệm và bảng câu hỏi điều tra nhằm tìm hiểu kiến thức và hiểu biết của nhân viên về công việc.
– Phân tích kết quả đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc.
Nhìn chung, đào tạo nội bộ là cả quá trình đòi hỏi sự nghiên cứu và đầu tư lâu dài, bài bản. Nắm bắt được thời điểm triển khai đào tạo giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tối đa hiệu quả, tránh tình trạng trì hoãn từ năm này qua năm khác. Bên cạnh đó, việc sử dụng thêm một công cụ như LotusLMS cũng giúp doanh nghiệp phát huy hiệu quả của đào tạo nội bộ trực tuyến bằng hệ thống quản lý hiện đại, dễ dàng đo lường chất lượng.
Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm LotusLMS miễn phí ngay tại đây.
5 phương pháp giúp dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên là quá trình xem xét mức độ hoàn thành các công việc được giao trong một khoảng thời gian nhất định. Một bản đánh giá rõ ràng giúp người quản lý nhận định được những nhân viên có hiệu suất làm việc tốt và chưa tốt, từ đó có những quyết định khen thưởng, thăng tiến hoặc đào tạo thêm để phù hợp với vị trí công việc hiện tại.
Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều phương pháp giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu làm việc của nhân viên với những ưu điểm và nhược điểm riêng. Là người đứng đầu, các quản lý cần chọn ra phương pháp hiệu quả nhất để phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của từng tổ chức. Trong bài viết này, VietED xin giới thiệu đến bạn 5 phương pháp đánh giá hiệu suất của nhân viên được phần lớn doanh nghiệp trên thế giới triển khai.
1. Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên bằng phương pháp xếp hạng theo danh mục
Phương pháp này còn được biết đến với tên tiếng Anh là Weighted Checklist Methods. Phòng nhân sự sẽ phối hợp với các quản lý để tạo ra một danh mục gồm các tiêu chí đánh giá ở từng vị trí.
Ví dụ:
– Tôn trọng lãnh đạo: Có/Không
– Hoàn thành công việc được phân công: Có/Không
– Thường xuyên trễ deadline: Có/Không
- Ưu điểm: Dễ đánh giá
- Nhược điểm: Phương pháp này khó tổng hợp. Chỉ có thể phân tích hiệu suất của nhân viên ở mức chung chung.
2. Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên bằng chỉ số đo lường hiệu suất (KPI)
Đánh giá theo KPI cũng là phương pháp sử dụng khá nhiều ở các doanh nghiệp Việt Nam. Phương pháp này buộc người đánh giá phải lượng hoá các chỉ tiêu đo lường thành các con số dựa trên tiêu chí SMART – cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn. Tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ, mỗi phòng ban sẽ có những KPIs khác nhau.
- Ưu điểm: Các chỉ số KPIs thể hiện được rõ chức năng, nhiệm vụ của 1 bộ phận.
- Nhược điểm:
– KPIs phải bám sát tiêu chí SMART, nếu có 1 chi tiết không cụ thể sẽ khiến nhân viên không thể hoàn thành KPIs hoặc KPIs đặt ra không còn ý nghĩa.
– Khi sử dụng các tiêu chí KPIs làm mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của tổ chức. KPIs không có hiệu quả cao nếu được sử dụng theo thời gian dài.
3. Đánh giá bằng phương pháp phân phối bắt buộc
Phương pháp này đánh giá nhân viên dựa trên tỷ lệ nhất định cho trước. Tỷ lệ này sẽ được quyết định bởi phòng nhân sự cùng các cấp lãnh đạo.
Ví dụ: Phòng Kinh doanh sẽ tự đánh giá để đưa ra được: 10% nhân viên xuất sắc, 70% nhân viên trung bình và 20% nhân viên yếu. Các nhân viên xuất sắc được tăng lương, thưởng. Các nhân viên thuộc top yếu có thể sẽ giữ nguyên lương, xem xét chuyển đổi công việc hoặc nghỉ việc.
- Ưu điểm:
– Tạo động lực làm việc cho những nhân viên top đầu do được khen thưởng kịp thời.
– Triển khai chương trình đào tạo cho những nhân viên xếp hạng yếu.
- Nhược điểm:
– Người quản lý phải nắm chính xác được năng lực của nhân viên
– Có thể gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhóm nhân viên thuộc Top yếu.
– Tạo sự cạnh tranh thiếu lành mạnh của nhóm nhân viên.
– Giảm tinh thần thần hợp tác, phối hợp làm việc nhóm giữa các nhân viên.
4. Đánh giá bằng phương pháp thang đánh giá
Sử dụng thang điểm xếp hạng đánh giá có lẽ được nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng nhất hiện nay khi đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Phương pháp này là một tập hợp các tiêu chí bao gồm hành vi, năng lực, kiến thức,… một nhân viên cần phải có. Sau đó, phòng nhân sự cùng đội ngũ lãnh đạo sẽ gán cho mỗi tiêu chí này một giá trị dựa trên thang điểm 5 hoặc 10. Kết quả đạt được là sự kết hợp giữa bản đánh giá của quản lý cấp trên với bản nhân viên tự đánh giá.
- Ưu điểm: Dễ dàng đánh giá.
- Nhược điểm: Trước khi tự đánh giá, nhân viên của bạn phải hiểu kỹ về trọng số, thang điểm đánh giá để có kết quả khách quan nhất, tránh trường hợp cho điểm không phù hợp với thực tế.
5. Đánh giá bằng phương pháp đánh giá 360 độ (360 feedback)
Ở phương pháp này, người đánh giá là cấp quản lý, đồng nghiệp, khách hàng và nhân viên tự đánh giá. Tên người đánh giá được giữ bí mật.
- Ưu điểm:
– Có cái nhìn khách quan từ nhiều đối tượng liên quan trực tiếp tới nhân viên được đánh giá.
– Hữu ích khi đánh giá kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và chăm sóc khách hàng.
- Nhược điểm:
– Đôi khi không chính xác do người đánh giá không đủ năng lực.
– Tiềm năng gây mâu thuẫn nội bộ.
Trên đây là 5 phương pháp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm khác nhau. Vì vậy, bạn buộc phải tự tìm ra phương pháp phù hợp nhất với văn hoá, mục tiêu của doanh nghiệp. Và dù đó là phương pháp nào, hãy đảm bảo, bạn đánh giá dựa trên chỉ số công tâm chứ không phải quan điểm cá nhân của bạn!
Để công tác đánh giá diễn ra trơn tru, VietED cung cấp công cụ LotusLMS giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các bài kiểm tra năng lực trực tuyến, tích hợp 100% với hệ thống HRM. Rút ngắn thời gian đánh giá, báo cáo chi tiết rõ ràng là những ưu điểm của LotusLMS, được các doanh nghiệp lớn như Tập đoàn Điện lực EVN, Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt, Tập đoàn GGG,…tin dùng. Xem thêm thông tin về các tính năng khác của Lotus LMS tại: http://bit.ly/tính-năng-LotusLMS
Đăng ký trải nghiệm miễn phí trong 30 ngày tại đây.
5 bước đơn giản để xây dựng chương trình đào tạo OJT cho doanh nghiệp
Lên kế hoạch xây dựng một chương trình đào tạo OJT không khó, miễn là bạn có phương pháp hợp lý. Trong bài viết này, VietED sẽ giới thiệu tới bạn mô hình ADDIE giúp bạn dễ dàng xây dựng chương trình đào tạo OJT từ những bước đầu tiên.
Nhưng nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về OJT – On the Job Training, xem ngay bài viết này
Mô hình ADDIE khá linh hoạt. Về cơ bản, mô hình này yêu cầu nhà quản lý cân nhắc trước những gì doanh nghiệp muốn và cần, từ đó thiết kế chương trình và có hệ thống đo lường tương ứng:
– Phân tích (Analyze): Phân tích nhân viên của bạn cần các kiến thức, kỹ năng như thế nào để phục vụ công việc?
– Thiết kế (Design): Định hình kế hoạch OJT của bạn sẽ bắt đầu như thế nào.
– Phát triển (Develop): Thiết lập các phương pháp, tài nguyên, tài liệu bạn sẽ sử dụng cho chương trình đào tạo này.
– Triển khai (Implement): Quyết định ai, khi nào và cách bạn sẽ triển khai chương trình đào tạo của mình.
– Đánh giá (Evaluate): Sau khi triển khai đào tạo, bạn có thể tổng kết, đánh giá lại chương trình đào tạo để từ đó đưa ra các kết luận chương trình đã hiệu quả chưa và cần khắc phục những điểm nào.
Nội dung cụ thể các bước được diễn giải như sau.
Bước 1: Phân tích nhân viên của bạn cần các kiến thức, kỹ năng như thế nào để phục vụ công việc?
– Xác định mục tiêu dài hạn mà bạn muốn chương trình OJT này đạt được.
Ở nội dung này, bạn cần trả lời các câu hỏi như:
+ Mục tiêu và chiến lược của bạn là gì?
+ Mục đích triển khai chương trình đào tạo OJT là gì? Tăng năng suất, tăng lợi nhuận hay giữ chân người tài?
Viết ra những mục tiêu trong tương lai mà bạn muốn hướng đến, để rồi khi đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo OJT, bạn có thể biết được chương trình có hiệu quả không, có đạt được những điều mà bạn mong đợi không.
– Liệt kê những yêu cầu cụ thể ở các vị trí công việc của tổ chức.
+ Nhu cầu cụ thể của nhân viên là gì? Công việc của họ bắt buộc họ phải có những kiến thức và kỹ năng gì? >> Bạn có thể trả lời câu hỏi này bằng cách lập danh sách các bằng cấp, kỹ năng, kiến thức mà mỗi vị trí công việc yêu cầu.
+ Liệt kê những kỹ năng mà nhân viên của bạn đã có.
Thực hiện xong các nội dung này, bạn có thể thấy được khoảng cách giữa những kiến thức, kỹ năng nhân viên cần với những gì họ đã có. Từ đó, chương trình OJT sẽ được xây dựng để lấp đầy khoảng trống này.
– Cung cấp công cụ cần thiết để giúp nhân viên làm việc hiệu quả
Từ mục tiêu bạn kỳ vọng đến kết quả làm việc của nhân viên, bạn có thể xác định được nhân viên của bạn thực sự cần là kỹ năng, kiến thức hay công cụ để phục vụ công việc. Nếu công cụ làm việc chưa hiệu quả, bạn nên khắc phục vấn đề đó trước khi triển khai chương trình đào tạo OJT.
Bước 2: Thiết kế chương trình đào tạo OJT
Ở bước này, bạn phải quyết định được chương trình đào tạo của bạn sẽ có hình thức như thế nào để phù hợp với mục tiêu và mô hình doanh nghiệp: Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, học nghề hay kèm cặp.
Đối với các nhà máy, cơ sở dạy nghề, thông thường, doanh nghiệp thường chọn hình thức đào tạo là chỉ dẫn công việc hoặc theo kiểu học nghề. Tức là người được đào tạo sẽ được học hỏi và làm thử tới khi thành thạo công việc.
Trong khi đó, các công việc bàn giấy thường sử dụng hình thức đào tạo theo kiểu kèm cặp. Tức là người hướng dẫn (lãnh đạo, trưởng nhóm, nhân viên có kinh nghiệm hơn,…) sẽ làm việc cùng nhân viên mới để đảm bảo họ hiểu và có thể hoàn thành các công việc phải làm. Một khi nhân viên mới đã có những kỹ năng cần thiết, họ được phép bắt đầu công việc.
Bước 3: Phát triển chương trình đào tạo
Khi đã xác định chương trình đào tạo sẽ có hình thức như thế nào, bạn cần lên nội dung sẽ dùng để đào tạo và tần suất đào tạo.
Với nội dung đào tạo, bạn có thể tham khảo từ nội quy công ty; kinh nghiệm, kiến thức của nhân viên hiện tại; các tài liệu lao động khác,…
Bên cạnh đó, bạn cần xác định tần suất tổ chức đào tạo. Tuỳ vào nội dung đào tạo, bạn có thể lên lịch đào tạo thường xuyên hay chỉ 1 năm 1 lần. Tuy nhiên, có một nội dung đào tạo cần thực hiện định kỳ và liên tục như:
– Chính sách công ty
– Cách làm việc của nhà máy
– Cách trả lời khách hàng
– Cách sử dụng hệ thống mới
– Cách điền báo cáo tài chính
– Cập nhật các thay đổi phần mềm hệ thống
– Luật lao động
…
Bước 4: Triển khai chương trình đào tạo OJT
Triển khai đào tạo là bước không dễ dàng. Nhưng hãy chắc chắn rằng, bạn có những người giỏi nhất để trở thành người đào tạo. Đó có thể những người giỏi nhất trong doanh nghiệp như quản lý, trưởng nhóm, đồng nghiệp hay điều phối viên. Tất cả đều hợp lý bởi có đến 80% doanh nghiệp thành công trong việc chỉ định 1 người nhân viên kèm 1 thực tập sinh hay nhân viên có kinh nghiệm hơn phụ trách đào tạo những nhân viên mới ở cùng vị trí.
Bước 5: Đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo OJT
Có một cách rất đơn giản để bạn đo đếm được hiệu quả của chương trình đào tạo, chính là: HỎI và QUAN SÁT.
– Sử dụng khảo sát: Sau chương trình đào tạo, bạn có thể thực hiện một cuộc khảo sát với những nhân viên đã tham gia đào tạo. Bạn có thể đặt câu hỏi họ thấy như thế nào, chương trình OJT có hiệu quả không, có phù hợp với nhu cầu không và họ có góp ý gì với chương trình không.
– Quan sát sự cải thiện trong hiệu suất làm việc: Bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo OJT bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên như lương của họ có tăng không, phần trăm hoa hồng họ được hưởng có tăng không, thời gian hoàn thành công việc có rút ngắn không,…
Tóm lại, mục đích của việc triển khai chương trình đào tạo OJT là để nâng cao năng lực nhân viên nhưng sau cùng cũng là để phát triển doanh nghiệp. Bởi chính nhân viên của bạn mới là người trực tiếp làm nên sản phẩm, trực tiếp trò chuyện với khách hàng,… tạo ra lợi nhuận cho tổ chức. Để đảm bảo hiệu quả triển khai đào tạo OJT, bên cạnh việc xác định hình thức đào tạo và xây dựng nội dung bài bản, sử dụng một phần mềm quản lý sẽ giúp doanh nghiệp triển khai đào tạo có hệ thống, dễ dàng đo lường chất lượng.
LotusLMS – phần mềm quản lý đào tạo nhân sự trực tuyến của VietED được nhiều doanh nghiệp Việt tin tưởng sử dụng có thể kể đến như: Tập đoàn Điện lực EVN, Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt, Tập đoàn GGG,… vì tính năng đa dạng, phục vụ tối ưu cho hình thức đào tạo OJT.
Bên cạnh chất lượng phần mềm, LotusLMS có các gói dịch vụ hợp lý phù hợp với nhiều quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau. Phần mềm được xây dựng hoàn toàn bởi đội ngũ chuyên gia người Việt, tự tin mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng doanh nghiệp Việt.
Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm LotusLMS miễn phí ngay tại đây.