Tin tức

7 bước xây dựng khung năng lực hiệu quả cho mọi quy mô doanh nghiệp

Ở bất cứ doanh nghiệp nào, việc đưa ra một khung năng lực hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tuyển đúng người, đúng việc, phát huy hết sức mạnh tiềm năng của nhân sự. Nhưng thực tế có đến 87% doanh nghiệp Việt không hề có khung năng lực hoặc mới chỉ nghe nói đến nhưng chưa có tài liệu quy hoạch cụ thể. 

Vì vậy, trong bài viết này, VietED sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức tìm hiểu rõ hơn về khung năng lực và 7 bước xây dựng khung năng lực doanh nghiệp nào cũng có thể dễ dàng làm được.

1. Năng lực là gì?

Khái niệm về Khung năng lực bắt nguồn từ định nghĩa của từ “năng lực” (Competency). Theo Cục quản lý nhân sự Hoa Kỳ, năng lực của nhân viên được đánh giá dựa trên các chỉ số về kiến thức, thái độ, kỹ năng và các phẩm chất cần thiết để hoàn thành công việc. Cụ thể như sau:

–          Kiến thức (Knowledge): được đào tạo trong trường lớp, tự nghiên cứu hoặc tích lũy từ thực tế.

–          Kỹ năng (Skill): Khả năng xử lý công việc thực tế thông qua các kỹ năng đã được rèn luyện và thực hiện nhiều lần.

–          Thái độ (Attitude): Cách nhìn nhận/ tư duy về công viêc, nhiệm vụ, đồng nghiệp và cộng đồng.

 2. Khung năng lực là gì?

Từ định nghĩa về năng lực, khung năng lực được hiểu là nội dung được phát triển bởi bộ phận Nhân sự nhằm đưa ra các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức và hành vi cụ thể để một nhân viên có thể thực hiện và hoàn thành công việc của họ. 

Trong một cuộc khảo sát của Hiệp hội quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), có đến 93% giám đốc điều hành khẳng định rằng, khung năng lực quyết định lớn đến thành công của tổ chức. Xây dựng khung đánh giá năng lực bài bản mang lại nhiều lợi ích tích cực như: 

• Tối ưu hiệu suất làm việc của lực lượng lao động phù hợp với mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. 
• Doanh nghiệp có thể xác định chính xác hơn nhu cầu học tập và đào tạo trong dài hạn. 
• Doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống đo lường nhất quán và công bằng để đánh giá hiệu suất của tất cả nhân viên. 
• Phòng nhân sự có thể hiểu về tất cả các nhiệm vụ và kỹ năng cần có của đội ngũ nhân viên. 
• Hiểu về khung năng lực, bản thân mỗi nhân viên có thể nắm được rõ họ cần sở hữu kỹ năng, thái độ, kiến thức như thế nào để phù hợp với vai trò, vị trí của họ

3. Kết cấu của khung năng lực

Không có một danh sách năng lực tiêu chuẩn nào cho các vị trí công việc trong doanh nghiệp. Các loại năng lực đưa vào khung năng lực phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của công việc tại tổ chức trong thời điểm nhất định. Thông thường, khung đánh giá năng lực dựa trên 3 nhóm năng lực chính: 

–          Nhóm năng lực cốt lõi: gồm các kỹ năng cơ bản mà tổ chức yêu cầu đối với tất cả nhân viên. Ở mỗi doanh nghiệp lại có một nhóm năng lực cốt lõi riêng, vì nhóm này phụ thuộc vào các giá trị, triết lý và mục tiêu của mỗi tổ chức. Ví như, với một công ty chuyên về chuyển phát bưu kiện, năng lực cốt lõi sẽ là hậu cần. Chi tiết hơn vào công việc của nhân viên, năng lực cốt lõi cần có ở một nhân viên giao hàng là giao đúng hạn cho khách hàng. 

–          Nhóm năng lực chức năng/chuyên môn: gồm các kỹ năng và hành vi theo công việc cụ thể của từng cá nhân. Ví như, với nhân viên phục vụ nhà hàng, năng lực chuyên môn có thể là khả năng xử lý khiếu nại của khách hàng, nhưng với kế toán, năng lực chuyên môn lại là khả năng phân tích một loại dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. 

–          Năng lực lãnh đạo/quản lý: năng lực lãnh đạo thường được sử dụng cho các vai trò liên quan đến giám sát, quản lý. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.

4. Ứng dụng của khung năng lực

Khung đánh giá năng lực được sử dụng cho nhiều hoạt động quản trị nhân sự khác nhau, có thể kể đến ba hoạt động chính như sau: 

–          Tuyển dụng nhân sự: Các khung đánh giá năng lực thường được sử dụng làm tiêu chuẩn để tuyển dụng. Khung năng lực càng rõ ràng, tổ chức càng có cơ hội tốt để tìm kiếm ứng viên phù hợp. 

–         Quản lý và phát triển nguồn nhân lực:  Khi có khung năng lực rõ ràng, doanh nghiệp có thể kết nối chức năng của từng công việc với mục tiêu phát triển của tổ chức, cũng như đảm bảo được năng lực của nhân viên sẽ được phát huy tối đa. Từ đó, doanh nghiệp sẽ biết cần phải làm gì tiếp theo để nâng cao khả năng của đội ngũ nhân sự. 

–          Đánh giá hiệu suất làm việc: Dựa trên khung năng lực, nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó, doanh nghiệp sẽ có những chính sách tốt hơn để phát triển nhân sự nếu hiệu suất làm việc tốt. 

5. 7 bước xây dựng khung năng lực hiệu quả phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp 

Bước 1: Xác định khung năng lực nào phù hợp với doanh nghiệp 

Doanh nghiệp cần phải trả lời được câu hỏi “Xây dựng khung năng lực để làm gì?” Để tuyển dụng nhân sự, đào tạo nội bộ hay để đánh giá nhân sự? Với các mục đích khác, doanh nghiệp sẽ có những tiêu chuẩn đánh giá khác nhau. Việc nghiên cứu các năng lực cần thiết cho một vị trí cần một khoảng thời gian để có thể lên được các thông tin một cách chính xác nhất. 

Bước 2: Chuẩn hoá thông tin năng lực đã có 

Phát triển khung năng lực đòi hỏi nhiều thông tin chính xác hơn là những nội dung mơ hồ với những gạch đầu dòng “có thể, có khả năng,…” 

Ở bước này, doanh nghiệp cần sắp xếp lại nội dung năng lực trước đây vào các vai trò, vị trí phù hợp với nhu cầu hiện tại. Sau đó, nghiên cứu và viết ra các thông tin càng chi tiết càng tốt. 

Bước 3: Phỏng vấn cấp quản lý và giám đốc có liên quan 

Với một năng lực nhất định, doanh nghiệp có thể tổ chức một buổi họp, phỏng vấn các bên liên quan để đưa ra câu trả lời về các năng lực cần có của một vị trí, công việc trong tổ chức. Trong đó, giám đốc điều hành có thể cung cấp năng lực cốt lõi mà nhân viên nào cũng cần phải có. Các nhà quản lý, những nhân viên có hiệu suất làm việc tốt có thể đưa ra được những kỹ năng và hành vi cần thiết để thành công như hiện tại. 

Bước 4: Thiết lập các năng lực cốt lõi 

Các năng lực cốt lõi bao gồm các hành vi và kỹ năng cơ bản mà tổ chức yêu cầu. Doanh nghiệp có thể xây dựng năng lực cốt lõi dựa trên những nội dung nghiên cứu hay những buổi phỏng vấn với giám đốc điều hành và các bên có liên quan của tổ chức. 

Bước 5. Thiết lập năng lực chuyên môn

Năng lực chuyên môn phản ánh kỹ năng và hành vi của một người nhân viên. Thông thường những thông tin này có thể lấy được từ quản lý phòng ban cùng những người làm việc xuất sắc nhất, từ đó nghiên cứu, phát triển rộng ra thành năng lực chuyên môn mà vị trí công việc đó cần có. 

Bước 6: Thiết lập năng lực lãnh đạo 

Các năng lực lãnh đạo, quản lý cần tập trung vào các kỹ năng chuyên biệt chỉ có ở doanh nghiệp. Những nội dung này có thể được xác định bởi cấp điều hành và quản lý cấp cao của tổ chức. 

Bước 7: Hoàn thiện khung đánh giá năng lực 

Để hoàn thiện danh sách năng lực, doanh nghiệp cần các buổi họp để đưa ra được khung năng lực phù hợp nhất với tổ chức. Tránh việc đưa ra tiêu chuẩn đánh giá quá xa vời, cản trở việc tìm kiếm ứng viên tiềm năng hoặc gây phản cảm khó chịu với các nhân sự đang làm việc. Hoặc, khung năng lực quá mơ hồ, không cụ thể, cũng khó có thể giúp nhân viên đạt được các mục tiêu đề ra của tổ chức. 

Bước 8: Triển khai – Cải tiến

Sau khi xây dựng, doanh nghiệp có thể sử dụng khung năng lực cho nhiều mục tiêu khác nhau như tuyển dụng nhân sự hoặc đánh giá nhân sự. Ngoài ra, trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể cải tiến, thay đổi các tiêu chuẩn đánh giá để phù hợp hơn với mục tiêu và yêu cầu của tổ chức. 

Có thể thấy, với một khung đánh giá năng lực chi tiết, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm được ứng viên tiềm năng, phù hợp với tổ chức; nhà quản lý có thể xác định được khoảng cách năng lực hiện tại với mục tiêu yêu cầu. Từ đó, tổ chức xây dựng các khoá đào tạo chuyên môn để nhân sự có thể đạt được các năng lực đề ra. Và để việc đào tạo theo các quy chuẩn đánh giá năng lực diễn ra được thông suốt, rõ ràng, việc sử dụng thêm một phần mềm quản lý đào tạo trực tuyến là điều doanh nghiệp nào cũng nên có. 

LotusLMS là phần mềm quản lý đào tạo nội bộ trực tuyến, được 2.099 doanh nghiệp tin dùng bởi các tính năng đào tạo toàn diện cũng như triển khai đồng bộ với khung năng lực của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể chia nội dung học theo phòng ban, chức vụ và tổ chức đánh giá theo hệ thống quy chuẩn cực dễ dàng. 

Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm miễn phí ngay tại đây.

Tham khảo các phương pháp để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dễ dàng hơn

Các định dạng tài liệu E-learning phổ biến

E-learning từ lâu đã không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp, những tính năng tuyệt vời của các hệ thống hỗ trợ E-learning giúp doanh nghiệp tối ưu hoá thời gian và chi phí cho đào tạo nhân sự.

Một trong những tính năng tuyệt vời nhất của E-learning là số hoá nội dung đào tạo của doanh nghiệp. Nhưng liệu doanh nghiệp của bạn đã nắm được toàn bộ những định dạng E-learning phổ biến chưa? Hãy cùng VietED tìm hiểu nhé!

1- Định dạng Video: MP4, AVI, FLV, WMV, MOV,…

2- Định dạng Audio: MP3, WMA, WAV, FLAC, AAC,..

3- Định dạng Bài viết: Text, hình ảnh, video

4- Định dạng E-learning: SCORM – Đóng gói toàn bộ các định dạng trên vào 1 file chuyên nghiệp

LotusLMS hiện nay là giải pháp toàn diện nhất, hỗ trợ hầu hết các định dạng E-learning phổ biến trên thế giới. Chỉ cần sử dụng 1 giải pháp, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm mảng đào tạo của công ty sẽ được hỗ trợ tối ưu.

[…]

Hiểu tường tận từ A đến Z về Onboarding trong doanh nghiệp

Onboarding là quá trình định hướng, đào tạo giúp nhân viên mới làm quen và thích nghi với công việc và văn hóa của công ty. Đến 80% doanh nghiệp được khảo sát đều cho rằng onboarding là cần thiết và quan trọng với một nhân viên mới khi bắt đầu công việc.

Vì sao onboarding lại được các doanh nghiệp coi trọng đến như vậy? Xin mời bạn cùng VietED tìm hiểu chi tiết về onboarding và quy trình onboarding hiệu quả.

1. Onboarding là gì?

Onboarding được hiểu là quá trình những người mới làm quen với văn hoá doanh nghiệp, công việc và vị trí mới. Nó cũng liên quan tới việc tạo ra môi trường làm việc để nhân viên mới có thể tiếp xúc, làm quen với các đồng nghiệp tại nơi làm mới. Quá trình onboarding càng thành công, nhân viên mới càng nhanh chóng hoà nhịp, thuần thục với vị trí và công việc tại công ty.

Quá trình này không chỉ là việc giữa phòng Nhân sự với người mới đến làm mà còn là trách nhiệm của những người quản lý trực tiếp, những nhân viên cùng chung đội, nhóm – mong muốn họ sẽ trở thành mảnh ghép không thể thiếu với tổ chức trong tương lai.

2. Tầm quan trọng của Onboarding

Để một nhân viên mới tự mò mẫm công việc trong ngày đầu tiên đến làm chắc chắn không phải là cách hiệu quả để khuyến khích tinh thần làm việc của họ. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ cảm thấy có giá trị, hiểu được vai trò và những đóng góp của họ với công ty. Một quy trình onboarding hiệu quả sẽ giúp nhân viên mới cảm giác họ là một phần của tổ chức, hiểu được tầm quan trọng của họ và họ sẽ đóng góp những gì vào sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Ngoài ra, onboarding còn mang lại nhiều lợi ích khác, có thể kể đến như:

• Giảm thiểu luân chuyển công việc của nhân viên

Có một thống kê rằng, để tìm một nhân sự ở vị trí quản lý có thể tiêu tốn trung bình từ 6-9 tháng lương cùng vị trí ấy. Cục thống kê lao động Mỹ báo cáo một người bình thường có thể chuyển đến 12 công việc từ18-50 tuổi. Họ thường chuyển việc khi họ không hài lòng với công việc của họ. Chính vì thế, doanh nghiệp cần làm tất cả những gì có thể để giữ chân nhân viên đặc biệt những người có chuyên môn, tay nghề tốt. Một quy trình onboarding hiệu quả sẽ giúp nhân viên hiểu rõ được văn hoá doanh nghiệp, hiểu được những đóng góp của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành bại của doanh nghiệp, từ đó, thay vì muốn chuyển việc, họ sẽ muốn đóng góp nhiều hơn cho tổ chức.

• Tăng năng suất làm việc

Các doanh nghiệp ở Mỹ và Anh tiêu tốn 37 tỉ đô la mỗi năm vào những nhân viên làm việc không hiệu quả chỉ vì họ không hiểu mình phải làm gì. Trong khi đó, nhân viên mới có thể làm việc năng suất cao hơn 54% khi hiểu được vai trò, công việc của mình và được học hỏi từ những đồng nghiệp hiện tại. Độ dài của quá trình onboarding có thể xác định được năng suất làm việc của một nhân viên. Thông thường, các doanh nghiệp dành khoảng 2 tháng cho quá trình onboarding một nhân viên mới. Tuy nhiên, các chuyên gia nhân sự khuyến khích quá trình onboarding nên kéo dài ít nhất một năm để tránh việc nhân viên mới thay đổi tư tưởng hay cảm thấy chán nản trong năm làm việc đầu tiên.

• Tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên mới

Đến một nơi làm việc mới, tham gia vào vai trò, vị trí mới có thể là yếu tố gây căng thẳng cho bất cứ ai trong ngày đầu tiên đến làm việc. Nhưng, những người quản lý và đồng nghiệp xung quanh có thể giúp nhân viên mới giảm bớt lo lắng bằng cách đón tiếp nhiệt tình cũng như cung cấp tất cả các công cụ, thông tin cần thiết cho họ để bắt đầu công việc.

3. Thời gian lý tưởng của quy trình onboarding

Có thể có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp, tuy nhiên, onboarding nên được chia thành các giai đoạn với các nội dung như sau:

Giai đoạn 1. 1 ngày đến 1 tuần: Đảm bảo nhân viên mới chấp nhận kỷ luật của công ty, làm quen với công việc, vị trí của họ.

Giai đoạn 2.  1 tuần đến 3 tháng

• Hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc
• Giúp nhân viên làm quen với đồng nghiệp hiện tại và thích ứng với văn hoá doanh nghiệp

Giai đoạn 3. 3 tháng đến 6 tháng

• Đánh giá hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng nhân viên mới có mọi thứ cần thiết để thực hiện công việc một cách tối ưu nhất.
• Lấy phản hồi của nhân viên để đánh giá mức độ hài lòng của họ về công việc hiện tại.

Giai đoạn 4. 6 tháng đến 1 năm: Nhân viên phải có kiến thức đầy đủ về vai trò của họ với doanh nghiệp, xác định được vị thế của công ty, ngành hàng và thị trường.

4. Xây dựng quy trình onboarding hiệu quả

a. Trước khi đến nhân viên mới đến công ty

Khoảng thời gian trước khi nhân viên mới tới, bạn nên chuẩn bị “hậu cần” thật sẵn sàng:

• Chuẩn bị không gian làm việc: Bạn đã có văn phòng, hoặc bàn làm việc trống? Chúng có trong trạng thái tốt không?
• Chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ công việc: Máy tính này có sẵn sàng để sử dụng và phù hợp với nhân viên sắp đến không? Đã được kết nối internet hay chưa?

Việc chuẩn bị này tưởng như nhỏ nhặt nhưng lại vô cùng cần thiết. Không có ấn tượng đầu tiên nào tệ hơn là việc đến một văn phòng chưa được set up và cảm thấy mình không hề được chào đón ở đây.

b. Khi nhân viên mới bắt đầu làm việc

Mục tiêu trong ngày làm việc đầu của nhân viên mới là giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt và giới thiệu để họ hiểu rõ về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan trọng.

• Cung cấp thông tin về các chính sách và phúc lợi của công ty

Trong buổi đầu tiên nhân viên đến làm việc, bạn nên cung cấp toàn bộ thông tin về chính sách và chế độ phúc lợi của doanh nghiệp. Tại bước này, hãy đảm bảo rằng, nhân viên mới nắm được đủ các tài liệu và giấy tờ cần thiết:

• Nhận thông tin cá nhân và ký kết các thủ tục giấy tờ cần thiết: hợp đồng thử việc, cam kết bảo mật thông tin, phiếu đăng ký làm vé xe,…
• Soạn thảo sẵn và cung cấp các tài liệu nội bộ: mẫu quyết định tuyển dụng, quy chế lương thưởng, quy tắc làm việc, sơ đồ cấu trúc doanh nghiệp, quy trình làm việc và hệ thống quản lý phòng ban, hướng dẫn sử dụng các phần mềm chung,…
• Tạo lập và bổ sung tài khoản của họ vào các kênh truyền thông như email, group chat,…
• Cung cấp thông tin về công việc, vai trò của nhân viên mới

Trong 30 ngày làm việc đầu tiên, hãy cho nhân viên mới hiểu được công việc của họ tại công ty là gì, họ phải bắt đầu từ đâu và họ phải làm việc với những đồng nghiệp, phòng ban nào liên quan. Người đảm nhận việc này nên là những người quản lý trực tiếp của nhân sự mới. Bởi chỉ người quản lý trực tiếp mới có thể nắm được rõ họ sẽ phải làm gì và cộng tác với ai để có thể hoàn thành được công việc của mình.

• Làm quen với văn hoá doanh nghiệp

Hoà hợp với văn hoá tổ chức là một quá trình thường xuyên và liên tục. Nhưng với nhân sự mới đến, phòng nhân sự và người quản lý nên cung cấp cho nhân viên cái nhìn tổng thể về văn hoá trước khi họ thực sự gia nhập công ty. Bạn có thể giúp người mới đến quen dần với văn hoá doanh nghiệp bằng cách:

• Hiểu được tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi, định hướng ngắn hạn và dài hạn của công ty.
• Nhân viên mới có thể dễ dàng đến gặp quản lý và thảo luận tại nơi làm việc như thế nào.
• Hoạt động mà công ty thường tổ chức ra sao.
• Kết nối với các đồng nghiệp

Dù đây không phải trách nhiệm của phòng Nhân sự hay nhà quản lý, nhưng nhiệm vụ của họ là tạo điều kiện để nhân viên mới có thể làm quen, giao lưu cởi mở hơn với những đồng nghiệp đang làm hiện tại. Một cuộc khảo sát của Hibob cho thấy 49% nhân viên được khảo sát muốn kết bạn với những người đang làm thay vì hạn chế hay không cho phép tiếp xúc.

c. Sau khi nhân viên đã vào làm việc

• Khuyến khích tham gia đào tạo

Đào tạo là một phần không thể thiếu trong quá trình làm việc và thăng tiến lâu dài. Ngay cả nhân viên lâu năm, có nhiều kinh nghiệm cũng cần được đào tạo về các kiến thức chuyên sâu hoặc các kỹ năng mở rộng khác.

75% nhân viên cho rằng việc đào tạo trong tuần đầu tiên làm việc là vô cùng quan trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí này, về các công cụ và kỹ năng mà họ sẽ được học để xử lý công việc. Trong trường hợp muốn đẩy nhanh tiến độ và hiệu quả làm việc, các doanh nghiệp thường áp dụng hình thức đào tạo OJT hay còn gọi là đào tạo trong quá trình làm việc. Nhân viên mới được đào tạo bởi chính quản lý hoặc đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn, vừa học, vừa làm; nâng cao hiệu quả onboarding.

Sau một tháng kể từ ngày nhận nhân viên mới, phòng Nhân sự nên liên lạc để chắc chắn rằng họ thực sự thấy hài lòng và muốn gắn bó với công việc. Việc xem xét và gửi cho nhân viên mới đánh giá về hiệu quả làm việc của họ trong thời gian đầu sẽ được họ rất trân trọng.

Một năm thường là thời điểm tuyệt vời để xem xét liệu một nhân sự có đủ khả năng để tiếp tục gắn bó với công ty. Nếu nhân viên ở lại, hãy tiếp tục “onboard” họ lên các vị trí mới bằng việc thảo luận về lộ trình phát triển tiếp theo. Nếu họ rời đi, cũng đừng ngại ngần trao đổi thêm với họ về lý do. Câu trả lời của họ lúc này cũng có thể cho bạn biết thêm nhiều nguyên nhân khiến họ cảm thấy không phù hợp với công ty, cũng có thể do một bước nào đó trong quá trình onboarding chưa thực sự hiệu quả. Lúc này, hãy cẩn thận xem lại, rút kinh nghiệm và tối ưu hoá quá trình onboarding.

Có thể thấy, thu hút và giữ chân nhân tài chưa bao giờ là một câu chuyện dễ dàng đối với các doanh nghiệp. Onboarding tuy chỉ là quy trình giúp người mới làm quen, hoà nhập với công ty nhưng cũng cần được đầu tư và triển khai thực sự bài bản nếu không muốn nhân viên của bạn thôi việc ngay trong tuần đầu tiên. Tại VietED, chúng tôi cung cấp giải pháp quản lý đào tạo nhân sự trực tuyến giúp quá trình Onboarding trở nên nhẹ nhàng hơn bao giờ hết. Nhân sự mới có thể dễ dàng truy cập các nội dung đào tạo, hiểu về văn hoá doanh nghiệp chỉ sau ít giờ học. Mọi hoạt động đào tạo của doanh nghiệp được lượng hoá thành báo cáo chi tiết, giúp nhà quản lý dễ dàng đo lường, kiểm soát chất lượng nhân sự.

Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm miễn phí ngay tại đây.

4 xu hướng nhân sự toàn cầu đáng chú ý trong thời gian gần đây

Một khảo sát được mạng xã hội việc làm LinkedIn tiến hành trên 5.000 chuyên gia quản trị nhân sự và tuyển dụng, kết hợp cùng dữ liệu phân tích hành vi cho biết, trong vài năm tới, giới nhân sự sẽ chịu tác động mạnh mẽ bởi 4 yếu tố: địa điểm làm việc, văn hoá doanh nghiệp, chính sách trả lương và kỹ năng mềm.

1. Địa điểm làm việc linh hoạt

Khoảng 5 năm về trước, rất hiếm khi nhân viên được làm việc tại nhà. Nhưng hiện nay, xu hướng làm việc tại nhà đang ngày càng phổ biến hơn. Jason Phillips – Giám đốc Nhân sự toàn cầu của Tập đoàn Công nghệ Cisco – cho biết: “Linh động lựa chọn địa điểm làm việc đang trở thành xu thế. Thách thức đặt ra với các doanh nghiệp là đáp ứng nhu cầu đó nhanh như thế nào”.

Một trong những nguyên nhân đằng sau xu hướng chuyển dịch này đến từ sự phát triển của công nghệ và mới đây nhất, đại dịch Covid, khuyến khích tất cả mọi người làm việc tại nhà, hạn chế ra đường. Từ email, ứng dụng nhắn tin, cho tới dịch vụ hội nghị trực tuyến phát triển bùng nổ. Chính thời cơ này đã giúp doanh nghiệp nhận ra,  nơi làm việc không còn là yếu tố quá quan trọng như trước, họ có thể làm việc tốt ở mọi địa điểm, cơ quan, ở nhà,… miễn là họ đạt được hiệu quả đề ra.

2. Chú trọng xây dựng văn hóa công ty lành mạnh

Ở nội dung này, văn hoá công ty được nhắc đến là việc bảo vệ nhân viên khỏi nạn quấy rối tại nơi làm việc. Và những quy định này chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp xây dựng được văn hoá đề cao tinh thần giúp đỡ, đoàn kết giữa các nhân viên.

Khảo sát của LinkedIn dự báo, trong tương lai gần, những doanh nghiệp, tổ chức không thể chống được nạn quấy rối hoặc không có biện pháp đối phó với những kẻ quấy rối sẽ chịu thiệt hại đáng kể về mặt uy tín. Có đến 71% chuyên gia tuyển dụng cho rằng chống quấy rối sẽ là nội dung quan trọng ảnh hưởng chất lượng tuyển dụng nhân sự trong thời gian tới đây.

3. Chính sách trả lương nhân sự công khai, minh bạch

Tổ chức nghiên cứu tiền lương PayScale đã khảo sát hơn 93.000 người Mỹ về việc họ nghĩ mình được trả lương như thế nào so với thị trường nói chung. Theo đó, ⅔ đưa ra nhận định không chính xác và phần lớn đều cho rằng, mức lương hiện tại không tương xứng với công sức bỏ ra. Tuy nhiên, vấn đề nghiêm trọng hơn lại nằm ở chỗ, dù không biết người khác được trả lương thế nào, song phần lớn đều có khuynh hướng cho rằng, bản thân mình là người được trả lương thấp nhất. Điều này không chỉ làm nảy sinh tâm lý nghi ngờ, tiêu cực mà còn cả sự bất mãn với tổ chức hoặc cấp trên.

Theo báo cáo của LinkedIn, việc giữ bí mật tiền lương trả cho nhân viên nhiều khả năng sẽ sớm chấm dứt trong tương lai. Dựa trên những nội dung được chia sẻ trên nền tảng của LinkedIn, từ năm 2014, sự minh bạch trong chính sách trả lương đã tăng 136%.

Tại Anh, xu hướng công khai, minh bạch hoá chính sách trả lương còn góp phần làm giảm sự bất bình đẳng trong thu nhập giữa nam và nữ tại các công ty lớn – nơi thường giấu kín việc trả lương cho nhân viên. Bên cạnh đó, một chính sách trả lương minh bạch sẽ giúp xây dựng lòng tin, củng cố văn hoá đa dạng, hoà nhập tại nơi công sở, và đồng thời cắt giảm thời gian thương lượng tiền lương khi phỏng vấn.

4. Khẳng định vai trò quan trọng của kỹ năng mềm

Trên thực tế, có đến 80% người được khảo sát cho rằng, kỹ năng mềm của nhân sự đóng vai trò quyết định tới sự thành công của doanh nghiệp. Trong đó, có đến 89% chuyên gia quản trị nguồn nhân lực cũng nhấn mạnh, việc tuyển dụng sai người đều có nguyên nhân xuất phát từ việc ứng viên thiếu hoặc không có kỹ năng mềm. Tuy nhiên, việc biết được nhân viên có kỹ năng mềm hay không thường không được phát hiện sớm trong quá trình phỏng vấn. Giải pháp được đề ra là sử dụng trí tuệ nhân tạo để đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên.  Cụ thể, nhà tuyển dụng sẽ liệt kê các kỹ năng mình mong muốn, rồi sử dụng các công cụ tích hợp trí tuệ nhân tạo để phân tích xem ứng viên có đáp ứng đúng những yêu cầu đó hay không.

Với các nhân sự hiện tại, doanh nghiệp có thể trang bị thêm kiến thức kỹ năng mềm bằng cách triển khai phần mềm LotusLMS – công cụ quản lý đào tạo trực tuyến, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức lớp đào tạo cầm tay chỉ việc OJT và đo lường hiệu quả học tập thông qua hệ thống bài test chuyên môn. Từ đó, không cần sử dụng thêm công cụ trí tuệ nhân tạo, doanh nghiệp vẫn có thể giải được bài toán nâng cao kỹ năng mềm cho nhân sự mà vẫn có thể đo lường, kiểm soát chất lượng nhân sự.

Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm LotusLMS miễn phí ngay tại đây.

Tham khảo Top 4 xu hướng E-learning thống trị thị trường 2020 

Nguồn: Europeanusinessreview.eu

Giải pháp thi trực tuyến dành cho doanh nghiệp

Việc đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp có hiệu quả hay không luôn được đánh giá bằng chất lượng nhân sự sau đào tạo. Nhưng làm cách nào có thể đánh giá thật chính xác? Lotus LMS sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện việc đánh giá nhân sự sau đào tạo vô cùng dễ dàng bằng hệ thống Thi trực tuyến chuyên nghiệp.

1. Tại sao phải tổ chức thi sau đào tạo?

Trong mô hình đào tạo On the job training (OJT), việc nhân sự sau khi được đào tạo vẫn không thể tiếp thu trọn vẹn bài giảng và hoàn thành tốt được công việc là thường xuyên xảy ra. Điều này bắt nguồn từ việc doanh nghiệp chưa có hệ thống đánh giá và đo lường sau đào tạo cụ thể cho mỗi nhân sự, dẫn tới hạn chế về chất lượng dạy và học.

Để giải quyết vấn đề đó, hệ thống Thi phải được đưa vào như một yêu cầu bắt buộc sau mỗi khoá học đào tạo nội bộ. Những kỳ thi này sẽ giúp doanh nghiệp sàng lọc, đánh giá một cách hiệu quả chất lượng của từng nhân sự tham gia.

2. Những khó khăn khi tổ chức thi truyền thống

1- Thời gian thi

Sắp xếp thời gian để mọi cá nhân, phòng ban tham gia được đầy đủ là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bài thi. Đây cũng là vấn đề lớn nhất của mọi doanh nghiệp khi phải sắp xếp thời gian sao cho phù hợp với mọi nhân sự tham gia thi.

2- Địa điểm thi

Với những doanh nghiệp có hệ thống nhân sự, phòng ban lớn và phức tạp, thì địa điểm tổ chức thi cũng luôn khiến phòng đào tạo cảm thấy khó khăn. Chi phí phát sinh (đi lại, thuê điểm,..) khi tổ chức những kỳ thi như vậy cũng không hề nhỏ.

3- Bảo mật kỳ thi

Trong mỗi kỳ thi thì việc bảo mật đề thi/đáp án, đảm bảo tính công bằng là rất cần thiết, điều này giúp ban lãnh đạo có thể đánh giá chính xác năng lực của nhân sự một cách chính xác. Tuy nhiên đa số doanh nghiệp vẫn gặp khó trong việc bảo mật thông tin trước và trong kỳ thi nội bộ, dẫn đến chất lượng kỳ thi không được đảm bảo.

4- Chấm điểm bài thi

Đây luôn là vấn đề của mọi Doanh nghiệp áp dụng kỳ thi truyền thống. Phòng đào tạo sẽ luôn phải mất thời gian và công sức để chấm điểm, đánh giá bài thi của nhân sự, dẫn đến năng suất làm việc không được tối ưu.

3. Ưu điểm vượt trội của LotusLMS trong tổ chức thi trực tuyến

1- Tối ưu thời gian tổ chức thi

Lotus LMS giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tổ chức kỳ thi một cách hiệu quả nhất. Thời gian diễn ra kỳ thi, thời gian làm bài, nội dung bài thi… đều được lập lịch tự động hoá, phù hợp với từng cá nhân/phòng ban tham gia.

2- Thi trực tuyến dễ dàng, bảo mật cao, chống gián đoạn

– Nhân sự tham gia có thể làm bài thi trực tuyến, sử dụng 2 lớp bảo mật OTP – chống gian lận

– Bộ đề thi được trộn lẫn theo cấu trúc đề định sẵn, không trùng đề thi

– Nhiều định dạng câu hỏi/câu trả lời như: Trắc nghiệm, tự luận, điền từ, nối chữ,…

– Chống gián đoạn khi thi bằng cách tải ID bài thi xuống

– Tuỳ chọn xem lại đáp án, tự động chỉ đến tài liệu cần thiết

3- Hệ thống chấm điểm, phúc khảo, báo cáo khoa học

– Hiển thị bài thi tự luận tới người chấm, chấm điểm hàng loạt nhanh chóng

– Tự động chấm điểm các bài thi trắc nghiệm, nối chữ, điền từ… theo đáp án có sẵn

– Phúc khảo các bài thi dễ dàng

– Hệ thống báo cáo chi tiết về: Điểm số, điểm đạt, xếp loại nhân sự, đánh giá bài thi, đánh giá giảng viên.. của từng kỳ thi, phòng ban, cá nhân.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả nhân sự sau đào tạo và tổ chức các kỳ thi truyền thống, LotusLMS chính là giải pháp mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Xem thêm thông tin về các tính năng khác của Lotus LMS tại đây
Theo dõi VietED trên Fanpage để cập nhật những thông tin hữu ích và được tư vấn nhanh chóng nhất.

Tham khảo thêm Giải pháp họp trực tuyến dành cho mọi doanh nghiệp

Đào tạo nhân sự trực tuyến, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Có đến 85% doanh nghiệp Việt hiện nay nhận thức rõ rệt về việc đào tạo nhân sự giúp tăng sức mạnh nguồn nhân lực; triển khai đào tạo nhân sự trực tuyến giúp doanh nghiệp tối ưu được thời gian và nhân sự tham gia vận hành.

Nhưng thực hư thế nào, cần bắt đầu từ đâu chắc hẳn vẫn là câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm, cần lời giải đáp chi tiết. Chính vì vậy, tại bài viết này, VietED sẽ giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về các yếu tố cần thiết để triển khai đào tạo nhân sự trực tuyến hay còn gọi là hệ thống e-learning trong doanh nghiệp.

Thông thường, để tổ chức hệ thống đào tạo nhân sự trực tuyến, doanh nghiệp cần có các yếu tố sau:

–          (1) Phòng ban phụ trách triển khai đào tạo

–          (2) Người đào tạo

–          (3) Ngân hàng tài liệu

–          (4) Hệ thống quản lý học tập LMS

 Các nội dung này sẽ được làm rõ trong nội dung dưới đây.

#1. Phòng ban phụ trách triển khai đào tạo

Ở quy mô doanh nghiệp khác nhau, phòng Đào tạo này sẽ có những tên khác nhau  và những nhiệm vụ khác nhau. Đó có thể là phòng Đào tạo, phòng Hành chính Nhân sự Tổng hợp, phòng L&D hoặc đơn giản hơn, là Admin, nhóm Back Office. Nhưng tựu chung lại, họ có nhiệm vụ đặt ra mục tiêu đào tạo, lên kế hoạch đào tạo cho cả doanh nghiệp. Họ phải tập hợp yêu cầu của Ban giám đốc, Hội đồng quản trị cùng với nhu cầu, nguyện vọng của các phòng ban. Sau đó, kết hợp lại và đưa ra kế hoạch đào tạo cho toàn doanh nghiệp theo tháng/quý hoặc năm.

Nhiệm vụ của phòng ban phụ trách triển khai đào tạo là hoạch định cho doanh nghiệp:

–          Chiến lược đào tạo

–          Thời gian tổ chức

–          Sắp xếp giảng viên đào tạo

–          Phòng ban tham gia đào tạo

–          Ngân sách triển khai đào tạo

–          Báo cáo kết quả đào tạo

–          Lên kế hoạch cho đợt đào tạo tiếp theo

#2. Người đào tạo

Người đào tạo là người tiếp nhận yêu cầu và truyền đạt kiến thức cần đào tạo đến người học. Người đào tạo có thể là người trực tiếp đứng lớp giảng dạy hoặc là người soạn nội dung đào tạo.

Một bài giảng đẹp thôi chưa đủ mà nội dung bài giảng phải thực sự hấp dẫn, sát trọng tâm, đúng với nhu cầu của người học mới có thể tăng chất lượng đào tạo. Người đào tạo cũng là người đi cùng học viên, nắm bắt được tâm lý, vấn đề của người học trong quá trình giảng dạy. Từ đó, người đào tạo có thể đưa ra các ý kiến sửa đổi, cải tiến nội dung cho các khoá đào tạo sau.

 #3. Ngân hàng tài liệu

Ngân hàng tài liệu là nơi lưu trữ các nội dung điện tử của doanh nghiệp. Các nội dung này có thể ở hai dạng:

–          Ngân hàng kiến thức bao gồm các đơn vị kiến thức cơ bản, có thể được sử dụng trong nhiều bài giảng điện tử khác nhau.

–          Ngân hàng bài giảng điện tử gồm các bài giảng đã hoàn thiện, có thể triển khai đào tạo luôn.

Với bài giảng điện tử, doanh nghiệp có rất nhiều cách để tạo ra một bài giảng hay mà không cần phải có sự hỗ trợ từ một đội quay dựng chuyên nghiệp như:

–          Dùng phần mềm văn phòng: Word, PowerPoint, Google Docs,…

–          Dùng phần mềm hỗ trợ soạn giảng: iSpring suite, Adobe Presenter…

–          Quay trực tiếp: Dùng máy quay cá nhân hoặc thiết bị di động thông minh.  

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn đầu tư bài bản vào nội dung đào tạo, phần tạo bài giảng trực tuyến có thể giao cho một bên thứ 3 để có kết quả tốt nhất.  

 

#4. Hệ thống quản lý học tập (LMS)

Đây là một phần mềm có vai trò hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động đào tạo nhân sự trực tuyến. Dựa trên kế hoạch đào tạo và ngân hàng bài giảng có sẵn, hệ thống LMS sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian và chi phí trong việc vận hành đào tạo. Một số chức năng chính của các phần mềm LMS có thể hỗ trợ doanh nghiệp triển khai đào tạo như: đăng tải các khóa học trực tuyến, thực hiện các bài kiểm tra online, cung cấp chứng chỉ, thực hiện các báo cáo để đánh giá độ hiệu quả của hoạt động đào tạo,…

Hiện nay, các phần mềm quản lý học tập ngày càng tối ưu hơn với nhu cầu của doanh nghiệp. Vượt trội nhất trong số đó là phần mềm quản lý đào tạo trực tuyến LotusLMS của VietED, được thiết kế hết sức thân thiện với người dùng khối Doanh nghiệp. Không cần thao tác nhiều, doanh nghiệp chỉ cần tải bài giảng điện tử lên hệ thống, thêm người học và người dạy, hoạt động đào tạo sẽ diễn ra trơn tru mà không cần nhờ thêm bất cứ sự can thiệp thủ công nào.

Hệ thống quản lý học tập (LMS) có 2 loại chính: phần mềm LMS mã nguồn mở như Moodle và phần mềm LMS bản thương mại như phần mềm LotusLMS của VietED. Với phần mềm mã nguồn mở, doanh nghiệp được dùng miễn phí, tuy nhiên, bảo mật hệ thống không cao, dễ bị rò rỉ thông tin nhân sự. Với phần mềm bản thương mại, nhà quản lý sẽ giải quyết được bài toán về bảo mật và khả năng hỗ trợ kịp thời từ đối tác phần mềm. Tuỳ vào nhu cầu, khả năng của doanh nghiệp tại thời điểm triển khai phần mềm, phòng ban đào tạo có thể đưa ra quyết định để chọn loại phần mềm phù hợp.

Như vậy, để triển khai một hệ thống đào tạo nhân sự trực tuyến, doanh nghiệp cần phải có thái độ hết sức nghiêm túc và quyết định chắc chắn trước khi thực sự bắt đầu. Không chỉ chọn mua một hệ thống LMS chất lượng, mà doanh nghiệp còn cần phải có kế hoạch, có sự nghiên cứu đầu tư vào cả nội dung cùng nhân sự quản lý đào tạo.

Tại VietED, chúng tôi cung cấp giải pháp quản lý đào tạo nhân sự trực tuyến cho doanh nghiệp. Bên cạnh phần mềm LotusLMS với toàn diện tính năng phục vụ nhu cầu doanh nghiệp, VietED cung cấp giải pháp số hoá bài giảng giúp nội dung đào tạo của doanh nghiệp trở nên chất lượng và hấp dẫn hơn. Mọi hoạt động đào tạo của doanh nghiệp được lượng hoá thành báo cáo chi tiết, giúp nhà quản lý dễ dàng đo lường, kiểm soát chất lượng nhân sự.

Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm miễn phí ngay tại đây.

Tài liệu tham khảo: Mô hình hệ thống e-learning, Trung tâm đào tạo từ xa, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân